Procesondersteuner/ Managementassistent

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden. ( In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd: plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen; agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling; voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag); beheer van de gezamenlijke mailbox; het bijhouden van het zaaksysteem CRM; het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto; meedenken over procesverbeteringen; organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering); opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem; opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief; bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem; verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.; postbeheer.

Vereisten / knock-outcriteria: Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is; minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie; aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning; aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving; uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie (40 punten); aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie, met een duidelijk voorbeeld in de offerte (40 punten); de kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op geschiktheid, communicatieve vaardigheden en motivatie, door de kandidaat zelf geschreven, samen met het cv als één document (20 punten).

Competenties: Organisatorisch sterk & planvaardig; prioriteiten stellen en stressbestendig; communicatief vaardig; proactief en zelfstandigheid; integer en discreet.

Beoordelingsprocedure: Stap 1: Flextender beoordeelt CV's op minimumeisen; stap 2: selectie van tien CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd op basis van gunningscriteria, bij gelijke score is het uurtarief doorslaggevend; stap 3: uitnodiging voor een selectiegesprek na beoordeling door opdrachtgever op relevante werkervaring; stap 4: selectiegesprek met minimaal twee vertegenwoordigers, getoetst op competenties. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Fee Flextender: € 2,25 per gewerkt uur.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands, met minimaal 2 referenties.

Overige informatie: VOG vereist, facturatie via Flextender, akkoord met SROI-regeling, etc.