Procesondersteuner/ Managementassistent

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden. De werkzaamheden omvatten onder andere: plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen; agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling; voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag); beheer van de gezamenlijke mailbox; het bijhouden van het zaaksysteem CRM; het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto; meedenken over procesverbeteringen; organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering); opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem; opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief; bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem; verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.; postbeheer.

Vereisten / knock-outcriteria: beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is; minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie; aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning; aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving; uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee Flextender.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): aantoonbare werkervaring als managementassistent of vergelijkbare functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie (40 punten); aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie, met een duidelijk voorbeeld in de offerte (40 punten); de kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht, geschreven door de kandidaat zelf, samen met het cv als één document (20 punten).

Competenties: organisatorisch sterk & planvaardig; prioriteiten stellen en stressbestendig; communicatief vaardig; proactief en zelfstandigheid; integer en discreet.

Beoordelingsprocedure: Flextender beoordeelt de CV's op minimumeisen; de vijf beste CV's worden voorgelegd aan de opdrachtgever; de opdrachtgever beoordeelt en nodigt de beste kandidaten (minimaal 2) uit voor een selectiegesprek; de opdracht wordt gegund aan de kandidaat die het beste voldoet aan het profiel. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd.

Functieschaal: deze functie is ingedeeld in functieschaal 8, verbonden aan de CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender: Flextender brengt € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Werkdagen: maandag, dinsdag en donderdag + dagdeel woensdag of vrijdag.

Overige informatie: VOG vereist, facturatie via Flextender, SROI-regeling, G-rekening voorwaarden.