Programmasecretaris

Jij doet het

Geef een beschrijving van de opdracht(en) voor deze interim-professional.

Een programmasecretaris ondersteunt de programmamanager en het programmateam bij de voorbereiding, uitvoering, bewaking en verantwoording van het programma waardegericht werken en meedenken op de projectgovernance. De programmasecretaris zorgt ervoor dat processen, verwerking, planning en communicatie soepel verlopen en vaak een verbindende rol verschillende projecten, stakeholders en bestuursslagen heeft.

Coördinatie en ondersteuning

Ondersteunen van de programmamanager bij de dagelijkse aansturing van het programma.

Bekijk de voortgang van activiteiten, projecten en acties binnen het programma.

Signaleren van knelpunten, risico's en afhankelijkheden.

Coördineren van werkzaamheden tussen verschillende projectteams en betrokken afdelingen.

Vergaderingen en voorbereiding

Organiseren, voorbereiden en plannen van overleg, stuurgroepen en werksessies.

Opstellen van agenda's, vergaderstukken en verwerkingsdocumenten.

Notuleren en analoog van actiepunten en besluiten.

Zorgdragen voor tijdige opvolging van gemaakte afspraken.

Planning en rapportages

Bijhouden van programma-, project- en actieplanningen.

Verzamelen en analyseren van voortgangsinformatie.

Opstellen van managementrapportages, voortgangsrapportages en dashboards.

Onder ondersteuning van de voorbereiding van bestuurlijke verantwoording.

Communicatie en stakeholdermanagement

Fungeren als contactpersoon voor interne en externe stakeholders.

Ondersteunen bij communicatie rondom programma-activiteiten, resultaten en ontwikkelingen.

Opstellen van nieuwsbrieven, presentaties en communicatieberichten.

Bevorderen van samenwerking tussen betrokken partijen.

Administratieve en hoogwaardige ondersteuning

Beheren van programmadossiers, documentatie en implementatiesarchieven.

Wakker worden van deadlines en mijlpalen.

Ondersteunende budgetbewaking en financiële rapportages.

Inrichten en onderhouden van samenwerkingsomgevingen zoals Teams of SharePoint.

Competenties

Sterke vaardigheden.

Politiek-bestuurlijke gevoeligheid.

Goede mondelinge en mondelinge communicatieve vaardigheden.

Analytisch vermogen.

Procesmatig denken

Nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid.

Vermogen om overzicht te houden in complexe omgevingen.

Proactieve en verbindende houding.

-Bij het aanbieden van een kandidaat op bovenstaande aanvraag is een doorleenconstructie niet toegestaan. De kandidaat dient in dienst te zijn bij uw organisatie. Als er wel sprake is van een extra schakel in de keten, zullen wij uw aanbieding niet in behandeling nemen en directe afwijzen.

-Geldige VOG is nodig bij inzet, eerder starten is niet mogelijk.

Aanvullende informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.

De 'WKA' heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.

Wij ontwerpen deze risico's voor onze opdrachtgevers van middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.

Dit is een rekening waarop een deel van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.

Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.

Als u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier een bewijs van de Belastingdienst van meerdere) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.

Hierin zal een gecertificeerde accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Welnu, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.

Geplaatst op: 01-10-2026