Programmasecretaris Gebiedsproces Ede - Barneveld

De afgelopen periode hebben de overheidspartijen al samengewerkt in de pré-verkenningsfase. In deze fase zijn de betrokken overheidspartijen tot de conclusie gekomen dat zij het belang en de urgentie zien voor een potentiële gebiedsontwikkeling. In de intentieovereenkomst zijn de afspraken voor de komende fase, de zogenoemde verkenningsfase, vastgelegd. Samen met deze intentieovereenkomst vormt het Plan van Aanpak de start van de verkenningsfase. De oriëntatiefase en pré-verkenningsfase zijn al doorlopen. Het proces bouwt hierop voort.

Als programmasecretaris ondersteun jij de programmamanager Ede-Barneveld bij de uitvoering van het Plan van Aanpak. Samen met de programmamanager verbind je partijen, zoals overheden, ondernemers en inwoners en geef je samen uitvoering aan het Plan van Aanpak van het gebiedsproces Ede-Barneveld. Je bent een enthousiaste en initiatiefrijke programmasecretaris die in opdracht van de programmamanager werkt voor en met alle betrokken partijen.

- Kwartiermaker: samen met de programmamanager inrichten van de programmaorganisatie waaronder het formeren van het programmateam voor de komende fase.

- Organiseren en faciliteren en notuleren van verschillende overleggen waaronder het programmateamoverleg, het opdrachtgeversoverleg en de stuurgroep.

- Je faciliteert samen met de programmamanager het besluitvormingsproces van de opdrachtgevende partijen. Echter zijn zij zelf verantwoordelijk voor het interne besluitvormingsproces.

- Je werkt mee met de programmamanager en samen trekken jullie op in het proces. Je schrijft daarbij mee aan de rapporten en verslagen.

- Je denkt mee en adviseert over het betrekken van gebiedspartijen.

Voor deze functie zoeken wij iemand die zich voor de komende periode wil verbinden aan het proces Ede-Barneveld. Je werkt 16 - 24 uur per week (2 - 3 dagen per week). Dit kan per week verschillen afhankelijk van de gevraagde werkzaamheden. Maandagochtend is een vaste kantoorochtend op het Provinciehuis te Arnhem, verder is hybride werken mogelijk. Daarnaast vragen wij iemand die:

- Goed kan plannen en organiseren en het leuk vindt om daarbij een spin-in-het-web te zijn.

- Oog heeft voor de bestuurlijke, politieke, maatschappelijke en organisatorische dynamiek van een gebiedsproces.

- De rol van sparringspartner wil vervullen voor de programmamanager en eerste vervanger voor hem/haar is.

- Heeft goede schrijfvaardigheden voor verslaglegging en meeschrijven aan documenten.

- Kan omgaan met verschillende snelheden. Sommige trajecten zullen sneller en soepeler gaan dan andere.

- Voldoende financieel onderlegd is om te ondersteunen in de verantwoording.

Randvoorwaarde

De programmasecretaris werkt niet zelfstandig, maakt onderdeel uit van het team G&U/projectmanagement, levert een inspanning om het werk zo goed mogelijk uit te voeren onder hiërarchische aansturing en met afhankelijkheid van het team. De programmasecretaris is ingebed in de lijnorganisatie.

Vereisten / knock-outcriteria

Eis 1 Beschikbaarheidseis

Kandidaat is inzetbaar vanaf 2 november 2026 tot en met 31 oktober 2027 voor 16 - 24 uur per week (2 - 3 dagen per week). Dit kan per week verschillen afhankelijk van de gevraagde werkzaamheden. Maandagochtend is een vaste kantoorochtend op het Provinciehuis te Arnhem, verder is hybride werken mogelijk. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 3 maal een periode van 6 maanden.

Afhankelijk van de beschikbaarheid van kandidaat, is een gefaseerde start en/of latere startdatum mogelijk, mits kandidaat vanaf 16 november 2026 inzetbaar is voor minimaal 16 uur per week.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eis 2 Overige eis

Je voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en bij voorkeur in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Het CV dient louter ter verificatie van de bij de eisen en gunningscriteria kwaliteit gegeven toelichting. Je dient in het CV apart op alle eisen en gunningscriteria kwaliteit een toelichting (antwoord/beschrijving) te geven waarmee je aantoont dat je, of de aangeboden kandidaat, aan de eis of het gunningscriterium kwaliteit voldoet.

Eis 3 Tarieven

Het aangeboden uurtarief ligt tussen minimaal € 90,- per uur en maximaal € 110,- per uur, inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Eis 4

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.

Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar.

Eis 5

Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar werkervaring (opgedaan in de periode 2016 - heden) als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie, in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring/trajecten waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 3 jaar ervaring voldoet. Bij een vergelijkbare functie graag aangeven waarom deze functie vergelijkbaar is met de functie van programmasecretaris.

Eis 6

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2016 - heden) met het schrijven van inhoudelijke rapporten en de voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke en ambtelijke overleggen.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 3 jaar ervaring voldoet. Graag specifiek de ervaring met het schrijven van inhoudelijke rapporten EN de voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke en ambtelijke overleggen beschrijven.

Eis 7

Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Gunningscriteria kwaliteit (wensen) totaal 100 punten

Wens 1 (50 punten)

Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden. Bij een vergelijkbare functie graag aangeven waarom deze functie vergelijkbaar is met de functie van programmasecretaris.

De voor deze wens relevante opdrachten/projecten beschreven in de toelichting op de eisen, mogen hier ook weer gebruikt worden.

- Kandidaat heeft tenminste 7 jaar ervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten (50 punten)

- Kandidaat heeft 5 tot 7 jaar ervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten (30 punten)

- Kandidaat heeft 3 tot 5 jaar ervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten (10 punten)

- Kandidaat heeft 3 jaar ervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare functie in complexe, grootschalige gebiedsontwikkelingstrajecten (0 punten)

Wens 2 (50 punten)

Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring bij of voor het Rijk EN bij of voor een provincie EN bij of voor een gemeente EN bij of voor een waterschap, waardoor kandidaat beschikt over een relevant netwerk binnen het Rijk EN binnen de provincies EN binnen de gemeenten EN binnen de waterschappen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

- Kandidaat heeft ervaring bij of voor het Rijk EN bij of voor een provincie EN bij of voor een gemeente EN bij of voor een waterschap, waardoor kandidaat beschikt over een relevant netwerk binnen het Rijk EN binnen de provincies EN binnen de gemeenten EN binnen de waterschappen (50 punten)

- Kandidaat heeft ervaring bij of voor 3 van de 4 overheidslagen (Rijk, provincie, gemeente, waterschap) waardoor kandidaat beschikt over een relevant netwerk binnen 3 van de 4 overheidslagen (40 punten)

- Kandidaat heeft ervaring bij of voor 2 van de 4 overheidslagen (Rijk, provincie, gemeente, waterschap) waardoor kandidaat beschikt over een relevant netwerk binnen 2 van de 4 overheidslagen (30 punten)

- Kandidaat heeft ervaring bij of voor 1 van de 4 overheidslagen (het Rijk, provincie, gemeente, waterschap) waardoor kandidaat beschikt over een relevant netwerk binnen 1 van de 4 overheidslagen (10 punten)

- Kandidaat heeft geen ervaring bij of voor het Rijk en ook niet bij of voor een provincie of gemeente of waterschap, waardoor kandidaat niet beschikt over een relevant netwerk binnen het Rijk en ook niet binnen de provincies of gemeenten of waterschappen (0 punten)

Beoordeling

Provincie Gelderland beoordeelt de cv’s van de kandidaten. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden beoordeeld op de gunningscriteria kwaliteit (wensen). De 3 kandidaten die het beste scoren op de gunningscriteria kwaliteit komen in aanmerking voor een interview. Bij gelijke score op de gunningscriteria kwaliteit is het uurtarief doorslaggevend voor de ranking.

Competenties te toetsen in interview

Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

- Verbindend vermogen: Je communiceert effectief en werkt samen met diverse partijen, weegt belangen, maakt keuzes transparant en op het juiste niveau bespreekbaar.

- Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te bereiken.

- Assertiviteit: Je durft zowel collega’s, managers als vertegenwoordigers van verschillende partijen aan te spreken, vanuit de inhoud te confronteren, vanuit gelijkwaardigheid te adviseren en bent hierop aanspreekbaar. Je onderzoekt de wensen en behoeften van de verschillende partijen en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.

- Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk): Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, inclusief het documenteren, zowel binnen als buiten het programma. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.

Kandidaat wordt per competentie beoordeeld. Indien kandidaat aan de competentie voldoet, krijgt kandidaat de daarvoor genoemde punten. Bij elke competentie worden de volgende beoordelingsopties aangehouden:

- Voldoet (nagenoeg) volledig aan competentie - 10 punten;

- Voldoet voldoende aan competentie - 5 punten;

- Voldoet onvoldoende aan competentie - 0 punten.

In totaal zijn er vier (4) competenties. Kandidaat kan op deze vraag daardoor maximaal 40 punten scoren. Kandidaat dient minimaal een score van 20 punten te behalen op alle competenties. Indien kandidaat minder dan 20 punten behaalt, zal provincie Gelderland kandidaat uitsluiten van gunning van de opdracht.

Tarieven

De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen).

AANVULLENDE VOORWAARDEN / OVERIGE INFORMATIE PROVINCIE GELDERLAND

Meerdere aanbiedingen

Provincie Gelderland behoudt zich het recht voor om in geval van meerdere aanbiedingen van één en dezelfde kandidaat, ongeacht of deze van één of meerdere leverancier(s) afkomstig zijn, één of meer offerte(s) betreffende kandidaat terzijde te leggen. Alleen de offerte die als eerste is ontvangen zal dan in behandeling worden genomen.

Door provincie Gelderland worden uitsluitend offertes in behandeling genomen waarbij alle voor de beoordeling daarvan benodigde gegevens door leverancier zijn aangeleverd.