Project secretaresse

Vacature Project secretaresse

In het kort: Je gaat het projectteam ondersteunen met organiseren van overleggen, beheren van mailbox en archief, afhandelen van correspondentie en documenten en verbeteren van administratieve processen binnen een dynamische gebiedsontwikkelingsomgeving. Het is een noodzaak om 3 dagen in de week (maandag, woensdag en donderdag) op locatie te zijn. Dat betekent impliciet dat een korte reistijd gewenst is. Goede kennis van sharepoint is ook noodzakelijk.

Draag jij vanuit jouw passie en expertise bij aan de transformatie en verduurzaming van de dynamische stad Eindhoven? Is ontzorgen jouw tweede natuur? Ben jij digitaal goed onderlegd en zoek jij die secretariële/administratieve functie? Dan hebben wij dé vacature! Projectsecretaresse 36 uur per week De stad Eindhoven is volop in ontwikkeling. De ontwikkeling concentreert zich vooral in het gehele gebied in de binnenring (met name het centrum). Tijdens deze transitie moet de stad een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt.

Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Ontwikkelopgaven zijn bijvoorbeeld internationale Knoop XL (9.000 woningen & ondergronds busstation & spoor), Stadshart Woensel (3.000 woningen), HOV4 en projecten als het Stadhuisplein (800 woningen), VDMA (680 woningen & kantoren), de Brainport Innovatie Campus (BIC) en aardgasvrije wijken. Voor de ontwikkeling van BIC Noord – de campus waar ASML de komende jaren wil uitbreiden om ruimte te bieden aan clean rooms, kantoren en faciliteiten voor in totaal zo’n 20.000 medewerkers – staat Eindhoven voor een enorme gebieds- én infrastructuuropgave.

Het project omvat niet alleen de realisatie van een innovatieve campusomgeving, maar ook de bijbehorende wegenstructuur, waaronder aanpassingen aan de Spottersweg en Anthony Fokkerweg, en voorzieningen zoals grote parkeergarages, vrij liggende HOV-busbanen en duizenden fietsparkeerplekken. Voor deze dynamische en complexe opgave zoeken wij een proactieve projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt, structuur brengt in het werk en graag meebouwt aan één van de meest impactvolle ontwikkelingen binnen Brainport Eindhoven.

Jouw rol: – Je organiseert voor het projectteam in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, maakt ook afspraken met diverse (externe) partijen, verzorgt waar nodig de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten. – Je verzorgt correspondentie (huisstijl, lay-out, taalgebruik) – Je beheert de projectmailbox door inkomende mail uit te zetten aan de juiste personen en te monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld. – Je zorgt voor de administratieve afhandeling van (digitale) stukken. – Je houdt het projectarchief bij. – Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Met wie werk je samen? Je komt te werken binnen de sector RPP ter ondersteuning van de gebiedsontwikkeling BIC Noord. Je ondersteunt de projectteams die bestaan uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistentes en vakinhoudelijke experts en interne en externe samenwerkingspartners.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Graag het cv in het NL aanleveren; – Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau. – Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring. – Je hebt ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, Sharepoint, etc.) – Je bent een ster in plannen en organiseren; je stelt orde op zaken in complexe situaties. – Je blijft accuraat en gestructureerd werken als meerdere mensen een beroep op je doen en weet prioriteiten te stellen. – Je weet effectief te functioneren in een drukke omgeving en houdt het hoofd koel. – Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk. – Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven.

(tussenperiode van twee jaar). – Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. – De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Project secretaresse

- Deze vacature sluit op 26-10-2026 10:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?