Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging
Bekijk en reageer bij flextender.nl (externe link)
Project 'Wasstraat' voor Gemeente Nieuwegein: begeleiden van acht afdelingen bij opschonen en ordenen van oude documenten en data, 0-40 uur per week, start uiterlijk 1 november 2026.
- Locatie
- Utrecht
- Werkvorm
- op locatie
- Contractvorm
- zzp
- Startdatum
- Eerste waarneming
- Opdrachtgever
- Gemeente Nieuwegein
Eisen
- Draagvlak creëren
- In staat om benodigde medewerkers te leveren (capaciteit en expertise)
- Aantoonbare ervaring met uitvoeren van de aanpak, documentanalyse en documentbeoordeling
- Plan van aanpak op hoofdlijnen (max. 6 pagina's)
- Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen)
- Proactief
- Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie
- Startdatum uiterlijk 1-11-2026
- Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen, Document Managementsystemen
- Communicatief vaardig
- Sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coaching vaardigheden
- Projectmanagement
- Dagelijkse leiding van het project
- Beoogde duur van het project: 9 maanden
- Projectleider en professionals hebben minstens 3 soortgelijke opdrachten in de afgelopen 5 jaar uitgevoerd
Wensen
- Projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten binnen een overheidsorganisatie
Omschrijving
Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar (acht) afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak, een 'wasstraat'. De gemeente werkt aan het verbeteren van haar informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks maakt de gemeente gebruik van grote hoeveelheden informatie en data. Een deel van de oude informatie is weliswaar (digitaal) opgeslagen maar blijkt niet altijd eenvoudig vindbaar, is onvoldoende beheerd en zeker niet altijd voorzien van bewaartermijnen en metadatering. De informatie is versnipperd en bevindt zich vaak nog op oude omgevingen of netwerkschijven. Documenten zijn soms dubbel opgeslagen of bewaard op persoonlijke schijven en omgevingen. Bij medewerkers heerst verwarring over waar informatie zich bevindt of zou moeten bevinden, wat de status ervan is en op welk moment deze moet worden gearchiveerd. Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller. Hierdoor wordt het steeds lastiger om deze oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en de medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk. Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie helemaal in eigen beheer uit te voeren. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor (her)gebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein ziet een projectmatige aanpak voor zich. Projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht. Doel van de opdracht: het, volgens een vaste aanpak, begeleiden, ondersteunen en instrueren van alle afdelingen en hun medewerkers om (oude) informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan. Resultaten: opgeruimde en beheerde werkomgevingen, niet relevante of verlopen informatie verwijderd, een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico's, en toepasbare en toekomstbestendige werkwijze(n) voor alle medewerkers. Gewenste situatie: de wasstraat is in de hele organisatie uitgevoerd en toegepast; oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving, waar nodig verrijkt met metadata; medewerkers weten waar en hoe ze documenten nu én in de toekomst moeten opslaan; documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar; alle informatie is voorzien van retentietermijnen; het aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd; teams en afdelingen zijn in staat efficiënter samen te werken; de aandacht voor effectieve samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd. Werkzaamheden: formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie; dagelijkse projectleiding en -verantwoording; afdelingsgewijs uitvoeren schoningsaanpak; inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten in de dataopslag; vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en –structuur; opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata; begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers; medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen, verwijderd, gearchiveerd of verplaatst; monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico's en verbeterpunten. Gemeente Nieuwegein verwacht van de externe partij: een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning; medewerK
Alle opdrachtenBekijk en reageer bij flextender.nl (externe link)
Deze aanvraag is ook op 12 andere borden gezien; wij linken alleen naar de vroegste publicatie die wij kennen. Zoek de keten na met de Bronzoeker.
Gegevens automatisch overgenomen uit de oorspronkelijke publicatie; controleer de details bij de bron. Wij zijn geen partij bij de aanvraag. Hoe wij werken.