Projectleider aanbesteding en materiedeskundige

Het COA heeft de taak om onderdak te bieden aan asielzoekers, hen te begeleiden naar een toekomst in Nederland of daarbuiten, opvanglocaties voor asielzoekers te verwerven en beheren, de veiligheid en leefbaarheid in de opvanglocaties te handhaven en om asielzoekers te voorzien van noodzakelijke middelen. Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan (zbo) en legt verantwoording af aan het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). COA wenst een aanbestedingstraject te realiseren dat resulteert in een vastgesteld Startdocument Aanbesteding voor de aanbesteding warme maaltijden, een onderbouwde aanbestedingsstrategie en complete aanbestedingsdocumenten die gereed zijn voor de daarvoor geldende besluitvorming.

Projectleider is verantwoordelijk voor de zelfstandige voorbereiding, coördinatie en realisatie van de overeengekomen projectresultaten binnen de vooraf vastgestelde projectkaders. De opdracht is gericht op een zorgvuldig ingericht aanbestedingsproces, tijdige oplevering van de projectdocumentatie en een navolgbare voorbereiding van de benodigde besluitvorming. De Projectleider voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de overeengekomen kaders, de aanpak en werkwijze die nodig zijn om de beoogde resultaten te realiseren.

De werkzaamheden omvatten: het in samenspraak met de Aanbesteder uitwerken van het Startdocument Aanbesteding, inclusief doelstellingen, scope, projectfasering, mijlpalen, risico’s en benodigde besluitvormingsmomenten; het afstemmen met de opdrachtgever over de benodigde betrokkenheid van interne en externe deskundigen; het organiseren en faciliteren van de projectstart en de inhoudelijke projectoverleggen; het formuleren van werkafspraken en een overlegstructuur die bijdragen aan een effectieve uitvoering van het aanbestedingstraject; het bewaken van de voortgang, samenhang, risico’s en afhankelijkheden binnen het project en het tijdig signaleren van afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de overeengekomen resultaten; het coördineren van de inhoudelijke bijdragen van de betrokken deskundigen en het bewaken van de volledigheid en onderlinge consistentie van de projectdocumentatie; het voorbereiden van besluitvormingsstukken en het inzichtelijk maken van keuzemogelijkheden, consequenties en aandachtspunten voor de opdrachtgever; het periodiek rapporteren over de voortgang, risico’s, beslispunten en verwachte oplevering van de overeengekomen resultaten; het adviseren over benodigde bijsturing wanneer ontwikkelingen of inhoudelijke wijzigingen gevolgen hebben voor de planning, scope of kwaliteit van de projectresultaten.

Als Projectleider ben je verantwoordelijk voor de oplevering van de aanbestedingsdocumenten; de inhoudelijke voorbereiding ligt bij de Aanbesteder. De formele vaststelling van documenten en besluiten blijft voorbehouden aan de daartoe bevoegde functionarissen van de opdrachtgever. En je zorgt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke expertise, waaronder een materiedeskundigheid en bent daarmee verantwoordelijk voor de inhoudelijke totstandkoming en validatie van het programma van eisen.

De opdracht wordt uitgevoerd met de volgende beoogde resultaten: Startdocument Aanbesteding, projectinrichting, aanbestedingsdocumenten, programma van eisen, subgunningscriteria, contract, beoordeling inschrijving, besluitvormingsdocumentatie, voortgangs- en risicorapportages, en afrondingsrapportage. De concrete acceptatiecriteria, de vereiste documentformats en de uiterste opleverdata worden bij aanvang van de opdracht gezamenlijk vastgelegd.

Randvoorwaarden: COA stelt de inhoudelijke kaders, de aanbestedingsbehoefte en de formele besluitvormingsstructuur vast; je beschikt over de professionele ruimte om de uitvoering, werkmethode en volgorde van werkzaamheden zelfstandig in te richten, binnen de overeengekomen resultaten en randvoorwaarden; COA faciliteert tijdige toegang tot relevante informatie; je coördineert de benodigde inhoudelijke bijdragen vanuit het perspectief van het projectresultaat, terwijl de verantwoordelijkheid voor de personele aansturing van medewerkers bij de opdrachtgever blijft; wijzigingen in scope, planning of beoogde resultaten worden behandeld via vooraf overeengekomen afspraken over wijziging van de opdracht; de formele besluitvorming en goedkeuring van aanbestedingsdocumenten vinden plaats door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de opdrachtgever; mocht de aanbesteding eerder gereed zijn dan de einddatum opdracht, dan draagt de projectleider zorg voor de implementatie van de aanbesteding.

Wat wij vragen: je hebt minimaal een afgerond HBO opleiding; je hebt ervaring met het zelfstandig voorbereiden, coördineren en afronden van aanbestedingstrajecten; je beschikt over inhoudelijke kennis van warme maaltijden en catering; je hebt ervaring met het opstellen en valideren van een programma van eisen; je kunt een Startdocument Aanbesteding opstellen, inclusief scope, planning, risico’s en besluitvormingsmomenten; je hebt ervaring met het coördineren van bijdragen van deskundigen en het bewaken van de volledigheid en samenhang van aanbestedingsdocumenten; je hebt ervaring met het voorbereiden van besluitvorming en het adviseren over keuzes, consequenties en bijsturing; je kunt de voortgang, risico’s, afhankelijkheden en resultaten van een project bewaken en hierover rapporteren; je hebt ervaring met het beoordelen van inschrijvingen en het komen tot een gezamenlijke consensusbeoordeling; je bent in staat om na afronding van de aanbesteding de implementatie te begeleiden; je hebt ervaring met het opstellen van subgunningscriteria en contractafspraken, waaronder indexatiemethodieken; je hebt ervaring met het begeleiden van de implementatie van een gegunde opdracht.

Wat wij bieden: wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontract of in vaste dienst bij ons. Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden, waaronder aantrekkelijke salariëring conform cao Rijksoverheid (schaal 13) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek; vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering; pensioenregeling bij StiPP; aanvullende relevante opleidingen en trainingen; intervisie, coaching en periodieke kennissessies; toegang tot het netwerk van JS Consultancy; laptop en telefoon; reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of leaseauto; en een gezellige groep collega’s.

Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg) behoort ook tot de mogelijkheden, met voordelen als snelle en makkelijke facturatie middels Reversed Billing, volledige administratieve ontzorging, en juridische ondersteuning. JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak.

Sollicitatieprocedure: deze procedure heeft een korte looptijd, daarom ontvangen we graag z.s.m. je cv en korte motivatie via de sollicitatiebutton. Reageren kan tot en met dinsdag 27 oktober, 10.00 uur.