Projectmanagement ondersteuner

Je ondersteunt het traject VIP (Vervanging Infra Posten), waarin de ICT-infrastructuur op 160 buitenlandse posten wordt vervangen. Het programma omvat logistieke, technische en organisatorische werkzaamheden. Je helpt ervoor te zorgen dat de posten goed worden ontzorgd en dat de communicatie en informatievoorziening duidelijk en volledig zijn.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het efficiënt plannen en boeken van reizen voor de teams die de werkzaamheden op de posten uitvoeren. Daarbij houd je rekening met de planning, de werkzaamheden en de omstandigheden van de reizigers.

Wat ga je doen?

- Je onderhoudt het communicatieplan en de communicatiematrix en stemt af wat, wanneer en op welke manier wordt gecommuniceerd.

- Je verzorgt tijdige en duidelijke communicatie met interne stakeholders en externe partijen.

- Je werkt nauw samen met de planner en de postencoördinatie van Buitenlandse Zaken over de reisplanning.

- Je verzorgt stukken voor de stuurgroep, zoals agenda’s, verslagen en rapportages.

- Je neemt deel aan technische overleggen en stelt op het juiste moment de juiste vragen. Diepgaande ICT-kennis is hiervoor niet nodig.

- Je organiseert projectdocumentatie voor de projectadministratie, verantwoording en interne en externe audits.

- Je stelt voortgangs- en financiële rapportages op en vertaalt beschikbare gegevens naar rapportages en dashboards voor stakeholders en de stuurgroep.

- Je beheert projectgegevens in de gebruikte systemen en tools, waaronder FCC, TopDesk, TravelPoint, SharePoint, Teams en Confluence.

- Je boekt reizen en vraagt visa aan, houdt overzicht over de aanvragen en beoordeelt zelfstandig welke reisopties passend zijn.

Reisplanning

Bij het plannen van reizen weeg je meer af dan alleen het budget en de reistijd. Je houdt bijvoorbeeld rekening met:

- Combinatiereizen waarbij teamleden verschillende reisschema’s hebben of op verschillende momenten worden ingevlogen.

- Een rustdag na een lange reis.

- Aankomst op een passend tijdstip, zodat de sleutels op de post waar mogelijk niet laat op de avond of ’s nachts worden overgedragen.

- De planning van de werkzaamheden op de post, inclusief voorbereiding, migratie en voldoende tijd voor nazorg.

Wat breng je mee?

- Ervaring met ICT-projectmanagement en PRINCE2 Foundation en PMP.

- Ervaring met grote projecten met een looptijd van meer dan zes maanden.

- Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid.

- Ruime ervaring met het zelfstandig boeken van reizen en aanvragen van visa. Je kunt met voorbeelden laten zien hoe je reisopties afweegt op kosten, tijd en andere relevante omstandigheden.

- Ervaring met het opstellen van voortgangs- en financiële rapportages.

Dit is een pré

- Ervaring met ICT-infrastructuurprojecten.

- Affiniteit met reizen, waaronder vluchten en reisboekingen.

Jouw kwaliteiten

- Zelfstandig en nauwkeurig.

- Daadkrachtig en organisatorisch sterk.

- In staat overzicht te bewaren en stressbestendig.

- Communicatief en administratief sterk.

Eisen

- Ervaring met ICT projectmanagement Prince2 foundation en PMP

- Ervaring met grote projecten (> 6 maanden)

- Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid

Wensen

- Ervaring met ICT (infrastructuur) projecten

- Kandidaat begrijpt de opdracht en past binnen de organisatie

Competenties

-

Zelfstandig

-

Nauwkeurig

-

Daadkrachtig

-

Organisatorisch sterk

-

Overzicht bewaren

-

Stressbestendig

-

Communicatief sterk

-

Administratief sterk

-

Affiniteit met reizen (vluchten, reizen boeken etc.)