Projectmanager bibliotheekvoorzieningen

---

Opdrachtomschrijving

De gemeente Enschede werkt samen met Bibliotheek Enschede aan de ontwikkeling van een nieuw Meerjarenplan Bibliotheekvoorzieningen voor de periode 2028-2032. Doel is te komen tot een toekomstbestendige bibliotheekvoorziening die optimaal bijdraagt aan maatschappelijke opgaven op het gebied van onder meer ontwikkeling, participatie, ontmoeting en informatievoorziening. De opdracht bevindt zich in een fase waarin bestuurlijke uitgangspunten zijn vastgesteld en verder moeten worden uitgewerkt naar concrete beleidskeuzes en scenario's.

Voor de begeleiding van dit traject zoeken wij een ervaren procesbegeleider/projectmanager die verantwoordelijk wordt voor de integrale aansturing van het proces richting een bestuurlijk vastgesteld Meerjarenplan Bibliotheekvoorzieningen.

Doel van de opdracht

De procesbegeleider/projectmanager zorgt voor een gestructureerd, bestuurlijk zorgvuldig en integraal proces waarin vijf werksporen worden uitgewerkt:

- Ambitie

- Nabijheid

- Organisatie

- Sturing

- Financiën

De opdrachtnemer bewaakt de samenhang tussen deze werksporen, ondersteunt de besluitvorming en zorgt voor een kwalitatief hoogwaardig eindproduct dat bestuurlijk vastgesteld kan worden.

Werkzaamheden

De procesbegeleider/projectmanager is verantwoordelijk voor:

Procesregie

- Opstellen en actualiseren van de integrale projectplanning.

- Bewaken van voortgang, mijlpalen en afhankelijkheden.

- Signaleren van risico's, knelpunten en besluitpunten.

- Voorbereiden van besluitvorming voor opdrachtgever, stuurgroep, college en raad.

Sturing op samenhang

- Verbinden van de verschillende werksporen.

- Bewaken van inhoudelijke en financiële consistentie.

- Identificeren en oplossen van tegenstrijdigheden tussen voorstellen en scenario's.

Coördinatie en stakeholdermanagement

- Aansturen en ondersteunen van werkspoortrekkers.

- Organiseren van afstemming tussen gemeentelijke afdelingen, Bibliotheek Enschede en overige betrokken partijen.

- Fungeren als eerste escalatiepunt voor procesmatige en inhoudelijke vraagstukken.

Bestuurlijke advisering

- Vertalen van inhoudelijke analyses naar bestuurlijke keuzes.

- Opstellen van beslisnotities en adviesproducten.

- Inzichtelijk maken van dilemma's, alternatieven, risico's en consequenties.

- Adviseren van opdrachtgever en stuurgroep over te nemen besluiten.

Integratie en oplevering

- Samenbrengen van resultaten tot één integraal Meerjarenplan.

- Bewaken van kwaliteit, consistentie en bestuurlijke bruikbaarheid.

- Coördineren van participatie-, consultatie- en besluitvormingstrajecten.

- Organiseren van de eindoplevering.

Gevraagde expertise

Sterke vaardigheden in procesregie, stakeholdermanagement en bestuurlijke advisering. Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Competenties

- Bestuurlijke sensitiviteit

- Omgevingsbewustzijn

- Resultaatgerichtheid

- Organisatievermogen

- Verbindend leiderschap

- Analytisch vermogen

- Overtuigingskracht

- Zelfstandigheid

- Samenwerkingsgerichtheid

- Schrijfvaardigheid op bestuurlijk niveau

Op te leveren resultaten

De opdrachtnemer levert gedurende de opdracht:

- Een integraal proces-, planning- en besluitvormingsvoorstel.

- Periodieke voortgangsrapportages.

- Bestuurlijke beslisnotities op belangrijke keuzemomenten.

- Een integraal concept Meerjarenplan Bibliotheekvoorzieningen.

- Een bestuurlijk afweegbaar eindvoorstel ter vaststelling van het Meerjarenplan Bibliotheekvoorzieningen 2028-2032.

De eisen

- 1Aantoonbaar minimaal 5 jaar ervaring als projectmanager, programmamanager of procesbegeleider binnen een publieke organisatie.

- 2Ervaring met complexe bestuurlijke besluitvormingstrajecten binnen gemeenten of andere overheidsorganisaties.

- 3Ervaring met het aansturen van multidisciplinaire teams en het verbinden van uiteenlopende stakeholders.

- 4Ervaring met beleidsontwikkeling en/of strategische vraagstukken binnen het sociaal, cultureel of maatschappelijk domein.

- 5Voor deze functie is een VOG verplicht.

De wensen

- 1Ervaring met bibliotheek-, cultuur-, onderwijs- of maatschappelijke voorzieningen.

- 2Ervaring met het opstellen van meerjarenplannen, visies of strategische beleidsdocumenten.

- 3Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving met college- en raadsprocessen.

- 4Ervaring met participatie- en consultatietrajecten.

- 5Bekendheid met governance- en financieringsvraagstukken binnen maatschappelijke organisaties.