Projectondersteuner bedrijfsvoeringsprocessen

Je helpt de gemeente Zutphen om haar bedrijfsvoering duurzaam te beheersen. Samen met de projectleider zet je de projectorganisatie op voor een organisatiebrede analyse en een verbeterplan voor de jaren 2027 tot en met 2029. De gemeente Zutphen heeft haar financiën goed op orde. Toch is een gezonde financiële positie niet genoeg. De gemeente wil haar taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren. Daarvoor zijn goed beheerste processen, betrouwbare informatie en de mogelijkheid om tijdig bij te sturen nodig.

In de afgelopen jaren heeft de gemeente al verschillende verbeteringen in de bedrijfsvoering doorgevoerd. Die verbeteringen blijven alleen niet altijd goed hangen. Uit de accountantscontrole blijkt dat de interne beheersing op een aantal onderdelen structureel sterker moet. Denk aan de prestatielevering, ook binnen het sociaal domein, de administratieve organisatie, de financiële administratie en het naleven van inkoopprocedures. Daarom start de gemeente met een organisatiebrede analyse.

Die brengt de onderliggende oorzaken in beeld en laat zien welke processen, risico's en prioriteiten het belangrijkst zijn. Ook geeft de analyse inzicht in governance, eigenaarschap en de benodigde kennis en capaciteit. Op basis hiervan ontstaat een uitvoerings- en verbeterplan. Het gaat nadrukkelijk niet om een onderzoek naar individuele medewerkers. Het doel is om samen te leren en de organisatie toekomstbestendig te maken. We zoeken een ervaren projectondersteuner die structuur aanbrengt en de projectleider ontzorgt.

Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en komt zelf met voorstellen als informatie ontbreekt of acties achterblijven. Ook ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en voel je de verhoudingen binnen de organisatie goed aan. Wat ga je doen? Je richt samen met de projectleider de projectorganisatie in voor de analyse en het verbeterplan. Je plant en organiseert bijeenkomsten, overleggen, interviews en werksessies. Je bewaakt de voortgang, afspraken en actiepunten en signaleert tijdig naderende deadlines.

Je verzorgt de verslaglegging en vertaalt overleggen en werksessies naar heldere verslagen en actielijsten. Je verzamelt, ordent en structureert informatie uit verschillende bronnen en maakt relevante ontwikkelingen zichtbaar voor de projectleider. Je stelt notities, presentaties, voortgangsrapportages en managementinformatie op. Je ondersteunt bij het uitwerken van de projectresultaten en bij de voorbereiding op de uitvoering van het verbeterplan.

Wat breng je mee?

Eisen: mbo+-werk- en -denkniveau; werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen; werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages; kennis van Microsoft 365; werkervaring met het opstellen van notities, presentaties én managementinformatie.

Wensen: kennis van Microsoft SharePoint en Excel; minimaal 2 jaar werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen; minimaal 2 jaar werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.

Kenmerken: Parttime/Fulltime 32-36 uur; verwachte looptijd per direct voor 5 maanden, met een optie tot verlenging van 2 keer 3 maanden; locatie Zutphen, hybride werken mogelijk; gesprek op maandag 26 oktober. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.