Projectsecretaris

---

Over het programma

COA mag het aantal reguliere opvangplekken uitbreiden van 41.000 tot 70.000. Om deze groei te realiseren is een brede inzet vanuit de organisatie nodig: denk hierbij aan lobby richting gemeenten en departement, nieuwe samenwerkingsverbanden met (semi)overheden, out-of-the-box opvangconcepten ontwikkelen of het verbeteren van de afstemming binnen COA zelf. Een deel hiervan wordt al gedaan, een deel van deze inzet is nieuw. Binnen het programma worden deze activiteiten uitgewerkt, verbonden en gemonitord, zodat sturing op het behalen van het resultaat van 70.000 plekken mogelijk is. Het programma bevindt zich momenteel in de ontwerpfase.

De opgave is urgent door de aanhoudende druk op de asielketen, met name door beperkte door- en uitstroom en een tekort aan nieuwe locaties, wat leidt tot overvolle opvang en inzet van (dure) noodopvang. De daadwerkelijke realisatie van plekken vindt plaats binnen de lijnorganisatie, waarbij het programma zich richt op samenhang, prioritering en voortgang op de totale opgave.

Wat ga je doen

Als secretaris faciliteer en ondersteun je de uitvoering van het programma. Je bent de rechterhand van de programmamanager, denkt mee over de koers en bewaakt samen de planning, afstemming, verslaglegging en procesbewaking. Je:

- Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming

- Bewaken van planning, voortgang en acties

- Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders

- Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)

- Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

Jij beschikt over:

- een relevante afgeronde opleiding op minimaal hbo werk- en denkniveau, met daarnaast aantoonbare werkervaring als (project)ondersteuner of -secretaris.

- goede mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden.

- vaardigheid in Microsoft Windows en Sharepoint.

- de competenties: pro-activiteit, resultaatgerichtheid en communicatief/goed kunnen samenwerken, met een breed scala aan stakeholders.

- Affiniteit met complexe organisaties en werken op het snijvlak van beleid en uitvoering

Spreekt een interactief proces jou aan én krijg je energie van snel schakelen op verschillende niveaus intern en extern onze organisatie? Solliciteer dan op deze functie.

Over de organisatie

Je gaat als projectsecretaris aan de slag bij de afdeling Projecten primair proces (projectbureau) van de Directie Vakontwikkeling en –ondersteuning. Het projectbureau borgt de kwaliteit van projectmanagement en past zowel de traditionele als ook de meer hedendaagse projectmanagement methodieken toe. Het projectbureau treedt op als opdrachtnemer en uitvoerder van projecten voor het primair proces, en heeft de volgende verantwoordelijkheden:

- Aanbod van expertise: materiaal, formats en informatie over projectmanagement

- Schrijven van projectvoorstellen, -plannen en business cases op aanvraag van de opdrachtgever

- Uitvoeren, monitoren en rapporteren over de voortgang van projecten

- Projectmanagement professionaliseren en standaardiseren

- Afstemming andere projectontwikkelingen en expertise in de rest van de organisatie.

De eisen

- 1een relevante afgeronde opleiding op minimaal hbo werk- en denkniveau, met daarnaast aantoonbare werkervaring als (project)ondersteuner of -secretaris.

- 2goede mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden.

- 3vaardigheid in Microsoft Windows en Sharepoint.

- 4de competenties: pro-activiteit, resultaatgerichtheid en communicatief/goed kunnen samenwerken, met een breed scala aan stakeholders.