Projectsecretaris

De gemeente Groningen zoekt een project- en programmasecretaris ter ondersteuning van het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) en de implementatie van de beheerstrategie SWING. Je ondersteunt kernteams, het programmateam en meerdere projectlijnen (Data & Meten, Integraal Programmeren & MJIP, Beleid‑Beheer‑Uitvoering en waardegerichte werkgroepen) en bewaakt de samenhang tussen projecten. Je organiseert en neemt deel aan overleggen, stelt agenda’s, actielijsten en verslagen op, en draagt zorg voor het uitzetten en bewaken van acties en besluitvorming richting MT‑lagen.

Je beheert de gezamenlijke werkomgeving (bijv. Teams/SharePoint), verzorgt voortgangs‑ en jaarrapportages en signaleert proactief ontwikkelingen, kansen en knelpunten voor programmamanager en coördinator SWING. In de opbouwfase van OOSB draag je bij aan de inrichting van de programmasporen; bij SWING ondersteun je de vertaling naar monitoring, integrale programmering en versterkte samenwerking tussen beleid, beheer en uitvoering.

Vereist profiel: Opleiding hbo+ of wo‑niveau, bij voorkeur in bestuurskunde, organisatiekunde, (project)management of vergelijkbaar.

Ervaring: minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als project‑ of programmasecretaris, bij voorkeur binnen de (gemeentelijke) publieke sector of complexe programma’s.

Vaardigheden: uitstekende organisatorische en schriftelijke vaardigheden, zorgvuldig in verslaglegging en agendering, sterk in procesbewaking en prioritering.

Competenties: bestuurlijke sensitiviteit, verbindend en communicatief, proactief, zelfstandig, oplossingsgericht en stressbestendig.

Tools & methoden: ervaren met MS Teams/SharePoint, agenda‑/actielijstenbeheer, ervaring met dashboards/monitoringstools (bijv. Power BI) is een pré.

Kennis: inzicht in programmamanagement, veranderprocessen en bij voorkeur kennis van beheer openbare ruimte en samenhangende beleidsvraagstukken.

Talen: uitstekend Nederlands in woord en geschrift; goede beheersing van Engels is gewenst.

Beschikbaarheid: flexibele inzetbaarheid en bereidheid tot samenwerking met meerdere teams en locaties; beschikbaarheid conform projectperiode (2026–2029) is een pré.

Eisen: Je bent organisatorisch sterk, proactief en houdt overzicht in een complexe omgeving. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en draagt bij aan structuur, voortgang en samenwerking. Je werkt zorgvuldig, bent procesgevoelig en politiek sensitief en weet goed te prioriteren en tijdig te signaleren.

Eisen: HBO werk- en denkniveau, in het bezit van IPMA-D certificering (of vergelijkbaar), ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau (bij voorkeur ervaring met grote projecten), gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint, Outlook). Overheidservaring is een grote pré.