Projectsecretaris

Vacature Projectsecretaris (8/10/2026)

In het kort: Je gaat kern- en projectteams ondersteunen met overlegorganisatie, verslaglegging, actie- en voortgangsbewaking, rapportages en informatiebeheer, en zo de samenhang en voortgang van de programma’s OOSB en SWING borgen. Project- en Programmasecretaris OOSB en SWING Context van de opgave Stadsbeheer (SB) bevindt zich in een fase van intensieve ontwikkeling. De directie, bestaande uit circa 750 medewerkers verspreid over meerdere afdelingen en locaties, opereert in een dynamische omgeving waarin zowel interne als externe ontwikkelingen een toenemende veranderdruk veroorzaken.

Denk daarbij aan digitalisering, burgerparticipatie, krappe arbeidsmarkt, ontwikkelingen rond afval en Beheer Openbare Ruimte (BOR), de implementatie van een nieuwe beheerstrategie en de groeiende complexiteit van uitvoeringsvraagstukken. OOSB Het MT van Stadsbeheer heeft een duidelijke opgave voor zichzelf geformuleerd. Centraal staat het creëren van overzicht en prioriteit in de vele veranderopgaven waar Stadsbeheer voor staat. Tegelijkertijd richt de opdracht zich op het versterken van de werkcultuur, met nadruk op samenwerking, eigenaarschap, verzakelijking, wendbaarheid en realisatiekracht.

Ook het doorontwikkelen van leiderschap en opdrachtgeverschap vormt een belangrijk onderdeel, evenals het verbeteren van de samenwerking binnen Stadsbeheer en met andere directies. Tot slot is het vergroten van het verandervermogen een expliciete doelstelling. Om deze organisatieontwikkeling in samenhang en structureel vorm te geven, is het programma Organisatieontwikkeling Stadsbeheer (OOSB) ingericht. Het programma loopt tot en met 2029. SWING Naast dit programma werkt de gemeente Groningen aan de implementatie van de beheerstrategie SWING (Sturen op Waarden in Groningen).

Deze strategie markeert de omslag van beeldgestuurd naar waardengestuurd beheer en vraagt om een fundamentele verandering in werkwijze, samenwerking en sturing. Dit betekent dat keuzes over beheer en onderhoud niet alleen worden gebaseerd op de zichtbare staat van de openbare ruimte, maar ook op de maatschappelijke waarden en doelen die de gemeente wil realiseren. SWING is in maart 2025 door de gemeenteraad vastgesteld en wordt als procesmatige veranderopgave uitgevoerd, met verschillende projectlijnen en ontwikkelstappen.

De regie is bij de directie Stadsbeheer belegd. De implementatie loopt van 2026 tot en met 2029. Voor de uitvoering zijn een kernteam en verschillende projectteams ingericht. De implementatie van SWING vraagt onder andere om: – Het opzetten van een robuust systeem voor meten en monitoren (data, dashboards, indicatoren) – De ontwikkeling van integraal en gebiedsgericht programmeren – Actualisatie van het meerjareninvesteringsplan (MJIP) en verbetering van financieel inzicht – Versterking van de samenwerking tussen beleid, beheer en uitvoering OOSB en SWING zijn afzonderlijke, maar nauw verbonden opgaven: OOSB richt zich op de brede organisatieontwikkeling en SWING op de verandering van werkwijzen, samenwerking en sturing binnen het beheer en onderhoud van de openbare ruimte.

De rol Vanwege de complexiteit en samenhang van de verschillende projecten en opgaven zoeken wij een project- en programmasecretaris die de kernteams, het programmateam en de projectteams van zowel OOSB als SWING ondersteunt. Als project- en programmasecretaris ben je een belangrijke schakel binnen de kernteams van OOSB en SWING. Binnen SWING ondersteun je meerdere projectlijnen: – Data, Meten & Monitoren – Integraal Programmeren & MJIP – Beleid-Beheer-Uitvoering – Waardespecifieke werkgroepen (nader te bepalen) OOSB wordt uitgewerkt langs diverse sporen die nog in ontwikkeling zijn en naar verwachting in 2027 van start gaan.

In de huidige opbouwfase ondersteun je de verdere inrichting van het programma. Naarmate de sporen vorm krijgen, verschuift de ondersteuning mee naar de werkzaamheden binnen die sporen. Je werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING en fungeert als verbindende schakel tussen teams, beleid en uitvoering. Werkzaamheden – Voorbereiden en organiseren van overleggen van het kernteam en de projectteams en hieraan deelnemen – Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslaglegging – Uitzetten en bewaken van acties binnen de organisatie – Ondersteunen van de besluitvorming in de betrokken managementteams (MT, MT++ BOR en MT BOR/Wijkonderhoud) – Proactief volgen van de voortgang en samenhang tussen de projecten en tijdig signaleren en bespreken van ontwikkelingen, kansen en knelpunten met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING – Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages – Beheren van de gezamenlijke werkomgeving (bijv.

Teams), het centraal bijeenbrengen van informatie en het opstellen en actueel houden van de integrale planning.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– HBO werk- en denkniveau – In het bezit van IPMA-D certificering (of vergelijkbaar) – Ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau (bij voorkeur ervaring met grote projecten) – Gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint, Outlook) – Overheidservaring is een grote pré

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, duur 6 maanden met optie tot verlenging Gespreksdatum: maandag 26 oktober tussen 8.30 en 11.30 uur

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Projectsecretaris (8/10/2026)

- Deze vacature sluit op 16-10-2026 17:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?