Projectsecretaris gebiedsontwikkeling - 262079

Je ondersteunt de directeur Gebiedsontwikkeling van gemeente Schiedam op alle secretariële en inhoudelijke zaken rond de gebiedsontwikkeling Schiedistrict. Jij zorgt dat afspraken, acties en documenten altijd op orde zijn, zodat de directeur zich kan focussen op de inhoud. Waar kom je terecht? Gemeente Schiedam werkt aan de gebiedsontwikkeling Schiedistrict, een omvangrijk project waarbij je te maken hebt met veel partijen van buiten de gemeente.

De functie van projectsecretaris bestaat nog niet binnen de organisatie, maar voor deze gebiedsontwikkeling is langdurige, gedegen ondersteuning onmisbaar. Je komt te werken binnen het team Projecten, dat uit ongeveer 50 collega’s bestaat. Het team werkt in regie, waardoor je veel contact hebt met externe bedrijven en organisaties. Als projectsecretaris ondersteun je de directeur Gebiedsontwikkeling op alle secretariële vlakken en lever je ook een inhoudelijke bijdrage aan de uitvoering en voortgang van projecten.

Je ontzorgt de directeur in de dagelijkse gang van zaken, denkt vooruit en voorkomt zo conflicten in de agenda. Daarnaast ben je een belangrijke schakel binnen de gebiedsontwikkeling: je bewaakt afspraken, acties en deadlines en signaleert tijdig wanneer iets aandacht vraagt. Wat ga je doen? Je beheert de agenda van de directeur Gebiedsontwikkeling, plant afspraken in en neemt de agenda regelmatig samen door.

Je beheert de mailbox: je prioriteert en ordent e-mails en acties en signaleert wanneer iets aandacht nodig heeft. Je zet de juiste documenten klaar voor overleggen en afspraken van de directeur Gebiedsontwikkeling. Je legt actiepunten van overleggen vast waar jij verantwoordelijk voor bent en rappelleert waar nodig op openstaande acties. Je beantwoordt vragen over de lopende projecten binnen de gebiedsontwikkeling. Je archiveert stukken en houdt projectinformatie en documentatie gestructureerd en actueel.

Je signaleert proactief zaken waar de projectdirecteur, collega’s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn en denkt mee over verbeteringen in de werkprocessen. Wat breng je mee?

Eisen: aantoonbaar opleidingsniveau op hbo-niveau, minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris, foutloze beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, ervaring met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams, bekend met projectmatig werken, en goed gevoel voor de verhoudingen tussen politieke, ambtelijke en samenwerkende partners.

Wensen: minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris bij gebiedsontwikkeling in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Kenmerken: Fulltime 36 uur, verwachte looptijd zo snel mogelijk tot en met 10 november 2027 met een optie tot verlenging van 1 jaar, locatie Schiedam, bij voorkeur grotendeels op kantoor (op meerdere locaties). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk; via Van Dijk zijn er andere mogelijkheden.