Rayonsecretaris

De Rayonsecretaris biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Rayonmanager en het Rayonmanagement zodanig dat het management zich vooral op de inhoudelijke zaken kan richten. Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hoc verzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten te stellen. Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de Rayonsecretaris vooral degene die de Rayonmanager in staat stelt snel en efficiënt te werken.

Het is jouw verantwoordelijkheid om de Rayonmanager hierin optimaal te faciliteren. Je hebt veelvuldig klantcontact intern UWV alle niveaus en met externe partijen, zoals Gemeenten (wethouders, Hoofden Werk & Inkomeneconomische zaken, beleidsmedewerkers e.d.), kennisinstellingen, werkgevers- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus, Cliëntenraden, arbodienst, IWI, pers e.d.

De kerntaken zijn: fungeren als intermediair tussen Rayonmanager en anderen; vervullen van een signaalfunctie; uitvoeren van secretariële en administratieve zaken als agendabeheer, mailboxbeheer; plannen, voorbereiden en notuleren vergaderingen; verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten; afhandeling van facturen, doen van bestellingen; zelfstandig voeren van (vertrouwelijke) correspondentie; organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen; bewaken planning van (project)activiteiten en de voorgang van acties; afhandelen van spoedeisende routinematige zaken en het afhandelen van vragen; vervullen van de vraagbaakfunctie; stroomlijnen informatie en doorzetten naar medewerkers.

Wat verwachten we van je: je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte, proactieve en betrokken instelling. Je kunt zorgvuldig formuleren in notulen en mondelinge communicatie. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, praktisch en weet goed en op het juiste moment prioriteiten te stellen. Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit, bent sociaal, attent en representatief. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.

Je bent goed ingevoerd in de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee de Rayonmanager, het management en het team zich bezighoudt. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar nodig. Iets meer over het Werkbedrijf: 'Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod'. Om deze missie te realiseren, wil het Werkbedrijf een toonaangevende speler in de regio op het gebied van arbeidsmarktvraagstukken zijn.

De dienstverlening van het Werkbedrijf is georganiseerd binnen de vijfendertig arbeidsmarktregio's. Per arbeidsmarktregio wordt er vanuit één centrale vestiging sturing gegeven aan het verbinden van vraag en aanbod in die betreffende regio. De regio heeft een regiefunctie op de dienstverlening die, vanuit landelijke kaders, op regionale schaal wordt vormgegeven (werkgeverservicepunt regionaal, AG, E-dienstverlening, face-to-face dienstverlening).

Functie-eisen: MBO+ werk- en denkniveau; Afgeronde secretaresseopleiding; Aantoonbare werkervaring als secretaresse; Kunnen omgaan met geautomatiseerde (UWV) systemen; Kennis van de UWV-organisatie en globale kennis van de werkinhoudelijke zaken van het UWV. Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk.