Recordbeheerder

---

De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.

De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.

Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie

Laborijn is de uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet, Wet Inburgering en de Wet sociale werkvoorziening voor de gemeenten Aalten en Doetinchem. Voor de gemeenten Montferland en Oude IJsselstreek voeren wij de Wet sociale werkvoorziening uit.

Wij ondersteunen inwoners voor wie werk niet vanzelfsprekend is, op hun weg naar een baan. Is die baan nog niet mogelijk of lukt het alleen met een vorm van ondersteuning of begeleiding? Dan staan wij ook voor de inwoner klaar. Kom werken in een organisatie waar meedoen in de samenleving voor iedereen centraal staat!

Opdracht

Laborijn staat op een belangrijk kantelpunt. Waar informatie nu vaak pas aan het einde van een proces wordt gearchiveerd, zetten wij de stap naar een toekomst waarin informatie vanaf het eerste moment digitaal wordt beheerd. Met de invoering van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en de verdere ontwikkeling van onze informatiehuishouding, bouwen we aan een moderne, betrouwbare en toekomstbestendige organisatie.

Voor onze vakgroep Archief en Informatiebeheer zoeken wij een enthousiaste ervaren Recordbeheerder.

Als recordbeheerder werk je in een team van 7 directe collega’s en ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van informatiebeheer. De recordbeheerder controleert dat dossiers volledig, correct en duurzaam worden opgebouwd, beheerd en bewaard. Je zorgt ervoor dat de archiefwetgeving wordt geborgd, ondersteunt audits en voorkomt juridische risico’s door controle op zorgvuldig beheer van digitale en fysieke informatie. Op inhoud ben je het eerste aanspreekpunt voor de collega’s binnen de vakgroep Archief en Informatiebeheer. Daarnaast is de recordbeheerder in staat om jouw kennis over te dragen aan andere recordbeheerders.

Als recordbeheerder:

Controleer je of dossiers correct en volledig worden opgebouwd

Draag je zorg voor het juist classificeren en registeren van documenten

Bereid je vernietigingsprocessen voor aan de hand van de selectielijst

Breng je dossiers over naar het depot voor bewaring

Voer je periodiek kwaliteitscontroles uit op dossiers en registraties

Bereid je audits voor en lever je de benodigde informatie aan

Signaleer je risico’s, afwijkingen en adviseer je over verbetermogelijkheden

Draag je bij aan het opstellen en actualiseren van informatiebeheerbeleid

Draag je bij aan het opstellen en onderhouden van richtlijnen voor archiveren in het DMS

Werk je processen uit voor vernietiging, overbrenging en besluitvorming

Ben je de een vraagbaak voor collega’s voor archiveren, registeren en dossieropbouw en ondersteun je vakgroepen bij het correct toepassen van processen

Werk je samen met de collega’s van functioneel beheer bij verbeteringen in het DMS

De eisen

- 1Aantoonbare afgeronde informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, administratie, SOD I en/of direct vergelijkbare opleiding op minimaal mbo-4 niveau;

- 2Aantoonbare kennis van de Archiefwet, AVG en/of Woo. Benoem dit duidelijk in de offerte;

- 3Aantoonbare werkervaring met dossiervorming, metadata, bewaartermijnen en/of archierveringsprocessen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject;

- 4Aantoonbare werkervaring met DMS en/of zaaksystemen. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject.

De wensen

- 1Aantoonbare werkervaring met Decos JOIN, Sharepoint en/of Verseon. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject

- 2Aantoonbare werkervaring met het toepassen van metadata én selectielijsten binnen een archief-, informatie- en/of documentmanagementomgeving. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject

- 3Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer.