Recordmanager

Projectwerkzaamheden:

- In algemene zin: Ondersteunen van de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer.

- Adviseren over functionele eisen en wensen die gesteld worden aan de DefDoc RMA-module.

- In samenwerking met de Product Owner DefDoc en het Ontwikkelteam DefDoc uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems.

- Testen van opgeleverde functionaliteit en het met de Testcoördinator formuleren van een advies over de opgeleverde functionaliteit aan Projectleider DefDoc-IB.

- Inrichten van RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer, metadatabeheer, etc.

- Inrichten van de documentmanagementsysteem (DMS) kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer, zoals toepassing selectielijsten, proces van overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer, etc..

- Opleiden van medewerkers in het gebruiken van de RMA-module.

- Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes.

Lijnwerkzaamheden:

- Implementatie van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief, binnen de afdeling Informatiebeheer.

- Coördineren beheer van de records management applicatie (RMA).

- Waarborgen van de juiste registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering van documenten en gegevens conform wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG).

- Zorgdragen voor beheer van bewaartermijnen en vernietigingsprocessen.

- Voorbereiden van het overbrengen digitaal archief naar het Nationaal archief.

- Adviseren en ondersteunen van medewerkers en management bij het correct omgaan met digitaal archief.

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording.

Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost.

DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.

Wensen bij de opdracht:

- Je hebt HBO-/WO-niveau, bij voorkeur in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar.

- Je hebt ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar).

- Je hebt ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling.

- Je hebt ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer.

- Je hebt kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489).

- Je hebt praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText).

Begint jouw trail hier?

Reageer direct

In het kort

Referentienummer2026-08924

LocatieUtrecht en Rijswijk

Startdatum1 november 2026

Einddatum31 oktober 2027

Optie op verlengingJa

Uren per week36u p/w

Sluitingsdatum28 september 2026

08:00

Kan ik je op weg helpen?

Mees van Ginkel