Recordmanager

Voor onze opdrachtgever in Amsterdam zijn wij op zoek naar een ervaren senior Recordmanager; waarbij je de digitale en duurzaam toegankelijke informatiehuishouding van de organisatie versterkt. Je brengt mogelijkheden voor digitalisering en procesoptimalisatie in kaart en vertaalt deze naar concrete verbeteringen voor document- en archiefbeheer. Daarbij stel je businesscases op voor verbeterinitiatieven en draag je bij aan het opzetten van een organisatiebreed kwaliteitszorgsysteem voor recordbeheer.

Je voert de bijbehorende nulmeting uit en werkt mee aan de inrichting en invoering ervan, zodat de organisatie aantoonbaar voldoet aan wet- en regelgeving en de eisen waarop de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed toeziet. Ook voer je lijncontroles uit en zie je toe op het juiste en consequente gebruik van het Document Management Systeem. Je toetst of binnen verschillende werkprocessen de passende applicaties worden ingezet voor digitaal document- en archiefbeheer.

Verder ontwikkel, evalueer en implementeer je – waar nodig – recordmanagementbeleid. Je adviseert, ondersteunt en begeleidt faculteiten, diensten en andere organisatieonderdelen bij de toepassing hiervan. Daarnaast schrijf je handboeken, projectplannen en beleidsdocumenten, waaronder een ordeningsplan en metadataschema, ter ondersteuning van de verdere overgang van analoog naar digitaal werken. Je werkt bij dit alles nauw samen met collega’s in een klein team (7 collega’s), waarin kennisdeling, zorgvuldigheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid centraal staan.

Eisen: Minimaal HBO werk- en denkniveau. SOD-Il, GO of LARM opleiding (of vergelijkbaar) afgerond. Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie en kennis van geautomatiseerde postregistratiesystemen en/of zaaksystemen is vereist. Ervaring met Sharepoint/Teams en het registreren in DMS is een must.

Wensen en competenties: Bij ons zijn geen twee medewerkers hetzelfde. Dus wie je ook bent, je vult ons team altijd aan. Je beschikt over sterke adviesvaardigheden en weet collega’s, leidinggevenden en andere betrokkenen op verschillende niveaus mee te nemen in veranderingen en verbeteringen. Daarbij combineer je overtuigingskracht met bestuurlijke sensitiviteit: je herkent uiteenlopende belangen, stemt je aanpak daarop af en bouwt draagvlak op voor beleid, processen en werkwijzen rondom recordmanagement.

Je communiceert helder, zorgvuldig en doelgericht, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt complexe onderwerpen begrijpelijk uitleggen en vertaalt deze naar concrete adviezen, voorstellen en documenten, zoals beleidsnotities, handboeken en projectplannen.