Records coördinator

Voor een vestiging van een internationale onderneming in Diegem zijn wij op zoek naar een administratief medewerker voor een vervanging van ongeveer twee maanden. Binnen de financiële afdeling is er momenteel een tijdelijke achterstand in de verwerking en structurering van fysieke documenten. In deze rol zorg jij ervoor dat het papieren archief weer volledig up-to-date, overzichtelijk en conform de wettelijke bewaartermijnen wordt georganiseerd. Je werkt zelfstandig aan deze inhaalbeweging, ondersteund door een team dat klaarstaat voor inhoudelijke vragen en begeleiding.

Jouw takenpakket omvat: archiefbeheer en logistiek (het coördineren van het opvragen van archiefdozen bij de externe opslagpartner naar het kantoor in Diegem), controle en classificatie (na ontvangst controleer je de inhoud van de dozen grondig en bepaal je op basis van wettelijke bewaartermijnen en interne richtlijnen welke documenten vernietigd mogen worden en welke bewaard moeten blijven), vernietigingsprocedure (voor documenten waarvan de bewaartermijn verstreken is, zet je de correcte, beveiligde vernietigingsprocedure in gang), archivering en etikettering (documenten die bewaard moeten blijven, voorzie je van duidelijke labels en maak je administratief klaar voor langdurige opslag) en documentatie (je houdt overzichtslijsten en inventarissen nauwkeurig bij in Excel en interne systemen).

Wat bieden wij? Een praktische, tijdelijke opdracht van 2 maanden, voltijds geniet de voorkeur (80% (4/5e) is bespreekbaar), en een collegiaal team dat zorgt voor een vlotte inwerkperiode en inhoudelijke ondersteuning.

Kwalificatie: je hebt een basiskennis van financiën, boekhouding of administratie; ervaring met archief- of documentbeheer, compliance of een gelijkaardige administratieve projectrol is een sterke troef; je bent vlot met de computer en hebt een goede basiskennis van MS Office (voornamelijk Excel en Outlook); een goede beheersing van het Nederlands, aangevuld met een praktische basiskennis van het Engels; je werkt uiterst accuraat, gestructureerd en discreet met vertrouwelijke gegevens, kunt zelfstandig werken en durft tijdig vragen te stellen bij twijfel.