Secretaresse

Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning. De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk.

De secretaresses staan onder leiding en toezicht. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders; inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken; bewaken van het opleidingsplan; opstellen en uitwerken van correspondentie; voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen; opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken; notuleren en uitwerken van verslagen; uitzetten en bewaken van actiepunten; organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten; ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO; uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen.

Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen. De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke teamleider.

Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Eisen: minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker; beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode; beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten; aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting.

Pré: minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse; aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie; aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers; aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.