Secretaresse

De opdracht: Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning. De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk.

De secretaresses staan onder leiding en toezicht. De werkzaamheden bestaan onder andere uit: beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders; inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken; bewaken van het opleidingsplan; opstellen en uitwerken van correspondentie; voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen; opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken; notuleren en uitwerken van verslagen; uitzetten en bewaken van actiepunten; organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten; ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO; uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen.

Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen. De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke teamleider.

Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Vereisten / knock-outcriteria: minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker; beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode; beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten; aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar; uurtarief maximaal €65,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, (én) parkeerkosten.

Gunningscriteria (totaal 100 punten): minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (40 punten); aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie (20 punten); aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden, benoem dit duidelijk in het cv (20 punten); aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders, benoem dit duidelijk in het cv (20 punten).

De beoordeling vindt plaats op basis van de mate waarin de kandidaat de gevraagde ervaring aantoonbaar maakt in het cv. Bij gelijke geschiktheid wordt de kandidaat met de meest relevante ervaring binnen een gemeentelijke en/of politiek-bestuurlijke omgeving als eerste gerangschikt.

Competenties: klantgericht, resultaatgericht, samenwerkingsgericht, alert, communicatief vaardig, zorgvuldig, initiatiefrijk, sterk in plannen en organiseren.

Overige informatie: Gemeente Hof van Twente heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. Uitzend-/uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie. Het uurtarief kan niet worden gewijzigd gedurende de gecontracteerde periode.

Indien de opdrachtgever de kandidaat in dienst wil nemen, is geen vergoeding verschuldigd mits de kandidaat minstens 26 weken werkzaamheden heeft verricht. Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening. De functie is ingedeeld in functieschaal 6.

Werkdagen: ma/di/do en in nader overleg.

Hybride werken mogelijk: Ja. De reactietermijn duurt tot vrijdag 9 oktober 2026, 09:00 uur.