Secretaresse

Functiebeschrijving

- Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.

- Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.

- Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.

- Je levert waar nodig, in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).

- Je evert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Wat vragen wij van jou?

- Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.

- Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.

- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.

- Je hebt ervaring met iBabs.

- Ervaring met kabinetstaken is een pre.

- Je beschikt over uitstekende schriftelijke- en communicatieve vaardigheden.

- Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.

- Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

De eisen

Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant.

Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau. Dit moet blijken uit het CV.

Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie. Dit moet blijken uit het CV.

Kandidaat beschikt over 1 of over meer referenties.

Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie.

Kandidaat heeft ervaring met IBabs.

De wensen

Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie

Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren.

Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs

Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren.