Secretaresse gedeputeerde staten

Opdracht: Secretaresse gedeputeerde staten bij Provincie Utrecht. Aanvraagnummer 33018. Duur 6 maanden, optie tot verlenging 2x 6 maanden. Uren per week 32-36.

DAS opdracht: Ja.

Start: z.s.m.

Opleidingsniveau: MBO.

Regio: Utrecht. Verloopt op maandag 19 oktober 2026, 09:00 uur.

Uitvoeringsvoorwaarde: De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever. De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Wet DBA, ligt bij de opdrachtnemer.

De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken hoe hij invulling geeft aan deze voorwaarde.

Organisatie: Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving.

Opdracht: Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen. Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde. Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen. Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging: Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn, zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen. De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van provincie Utrecht.

Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van de manager M. Hartmans.

Vereisten / knock-outcriteria: 1. De leverancier beschikt over een geldige G-rekening, indien het een detachering betreft (aan te tonen bij contractering); 2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4; 3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level). Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): 4. Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 (40 punten); 5.

Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie (40 punten); 6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie (20 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en competenties voldoet.

Competenties: Zelfstandigheid; Proactief; Communicatief vaardig; Flexibel.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen. Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd, beoordeeld op selectiecriteria. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek voor de drie (3) beste offertes, beoordeeld op gunningscriteria: relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties. Stap 4: Selectiegesprek met minimaal twee vertegenwoordigers, getoetst op competenties.

De opdracht wordt gegund aan de gegadigde die het beste voldoet.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8, verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals: 1.

CV/Offerte eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd, verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 26 oktober 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 23 oktober 2026 bericht.

Overige informatie: De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Het facturatieproces verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr.

BLKB2012/1062M. Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer. Indien niet opgenomen in het SNA-register zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 15 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 16 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 19 oktober 2026, 09:00 uur.