Secretaresse gedeputeerde staten

Opdracht

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega’s als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van provincie Utrecht. Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van de manager M. Hartmans.

Wat wordt er van jou gevraagd?

Eisen bij de opdracht:

- Afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4

- Minimaal 2 jaar werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level)

Wensen bij de opdracht:

- Afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4

- Minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie

- Minimaal 2 jaar werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie

Competenties:

- Zelfstandigheid

- Proactief

- Communicatief vaardig

- Flexibel

Begint jouw trail hier?

Reageer direct

In het kort

Referentienummer2026-09579

LocatieUtrecht

Startdatum2 november 2026

Einddatum2 mei 2027

Optie op verlengingJa

Uren per week32 - 36u p/w

Intakegesprek26 oktober 2026

Sluitingsdatum16 oktober 2026

09:00

Kan ik je op weg helpen?

Laura Donkersloot