Secretaris Pilots Generieke Functies

De opdracht betreft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard (PIB) binnen Stichting ICTU, in het kader van het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) in de zorg. Het project richt zich op veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg, waarbij pilots worden uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. De professional ondersteunt de PIB procesmatig en administratief, bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening en zorgt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd.

Activiteiten omvatten het organiseren van de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten, het opstellen van de agenda, het organiseren van de stukkenstroom, het actueel houden van portfolio-informatie en planningsoverzichten, het vastleggen van besluiten, voorwaarden en acties, het bewaken van termijnen en opvolging, en het zorgen voor een actuele vastlegging van de PIB-documentatie. De professional levert deelresultaten op zoals een uitgewerkte en toepasbare werkwijze, een samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten, en beslisdossiers en voortgangsoverzichten.

Eindresultaten zijn actuele en volledige portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties, en een inzichtelijke en volledige overdracht van openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico's, issues, afhankelijkheden, escalaties en terugkoppelingen. De voortgang wordt tweewekelijks besproken in voortgangsoverleggen met de (gedelegeerd) opdrachtgever van ICTU. De opgeleverde resultaten worden door de Portfolio & Pilotcoördinator beoordeeld op aansluiting op het mandaat, taken en verantwoordelijkheden van de PIB.

De omvang en duur van de werkzaamheden worden mede beïnvloed door het aantal en doorlooptijd van de praktijkbeproevingen, benodigde besluiten vanuit PIB, Design Authority of de programma- en bestuurlijke lijn, en uitkomsten van faseovergangen. De professional beschikt over aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen, ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers, ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, en ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.

Gewenst profiel: een proactieve, ervaren en zelfstandig werkende secretaris die gestructureerd en nauwkeurig werkt, hoofd- en bijzaken onderscheidt, tijdig signaleert, effectief samenwerkt, helder en feitelijk communiceert, en zorgvuldig en zelfstandig werkt.

Eisen: een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau; aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders; aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties.

Wensen: aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten; aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging; aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming.

Aanvullende informatie: wanneer u als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid (WKA). De WKA heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten. Wij dekken deze risico's af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Het af te storten percentage hangt af van SNA-certificering en vestigingsland.

Indien u geen G-rekening kunt krijgen, heeft u de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring aan te leveren.