Senior Administratief Ondersteuner Reorganisatie

Saxion bevindt zich midden in een omvangrijke reorganisatie. Het HR-projectteam is verantwoordelijk voor de zorgvuldige administratieve begeleiding van dit traject, waarbij grote hoeveelheden personeelsinformatie worden verwerkt en op verschillende momenten formele communicatie richting medewerkers plaatsvindt.

Als Senior Administratief Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, genereren, controleren en administratief verwerken van gepersonaliseerde personeelsbrieven en andere formele correspondentie.

Je werkt met verschillende gegevensbestanden en maakt gebruik van samenvoegtechnieken, zoals mail merge in Microsoft Word en Excel. Daarbij controleer je niet alleen of documenten technisch correct zijn gegenereerd, maar ook of de onderliggende personeelsgegevens volledig en juist zijn.

Je signaleert afwijkingen, ontbrekende gegevens en dubbele records voordat correspondentie wordt verzonden.

Je begrijpt dat iedere brief persoonlijke gevolgen kan hebben voor een medewerker. Daarom werk je uiterst zorgvuldig, discreet en met een scherp oog voor kwaliteit.

Wat ga je doen?

Binnen deze opdracht ben je onder andere verantwoordelijk voor:

- Het voorbereiden, genereren en controleren van grote aantallen gepersonaliseerde personeelsbrieven en overige formele correspondentie.

- Het uitvoeren van mail merges en samenvoegbewerkingen waarbij gegevens uit Excel worden gekoppeld aan briefsjablonen in Microsoft Word.

- Het beheren en controleren van personeelsbestanden en verzendlijsten.

- Het signaleren en corrigeren van ontbrekende, dubbele, afwijkende of onjuiste gegevens.

- Het controleren of iedere medewerker aan de juiste brief en de juiste gegevens is gekoppeld.

- Het zorgvuldig opsplitsen en selecteren van individuele medewerkersbrieven uit grote samengevoegde bestanden.

- Het gereedmaken van correspondentie voor verzending en het verzorgen van de juiste administratieve verwerking in personeelsdossiers.

- Het bewaken van de volledigheid, uniformiteit en tijdigheid van personeelscommunicatie.

- Het bijhouden van de voortgang en status van verschillende communicatiemomenten.

- Het bewaken van deadlines en tijdig signaleren van knelpunten.

Daarnaast ondersteun je het HR-projectteam bij overige administratieve werkzaamheden die samenhangen met de reorganisatie.

Wat breng je mee?

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren administratief professional die zelfstandig kan werken en aantoonbare ervaring heeft met complexe administratieve processen.

Je beschikt over:

- Ruime ervaring met administratieve ondersteuning binnen complexe verander-, reorganisatie- of HR-trajecten.

- Ruime ervaring met het verwerken en controleren van grote hoeveelheden gegevens en documenten.

- Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en verzorgen van grote aantallen gepersonaliseerde brieven, e-mails of andere formele communicatie.

- Zeer ruime ervaring met mail merge, document merging of vergelijkbare technieken.

- Ervaring met het controleren van grote gegevensbestanden en het zelfstandig signaleren van fouten, afwijkingen en ontbrekende gegevens.

- Ervaring met het zorgvuldig verwerken van vertrouwelijke en privacygevoelige personeelsinformatie.

- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

- Een hoge mate van nauwkeurigheid, kwaliteitsbewustzijn en organisatorisch vermogen.

- Het vermogen om zelfstandig te werken, overzicht te bewaren en deadlines te bewaken.

Het is een pré wanneer je ervaring hebt binnen het hoger onderwijs en/of met HR-administratie.

Wie ben jij?

Je bent een administratief professional die energie krijgt van structuur, overzicht en het zorgvuldig verwerken van complexe informatie.

Je neemt aangeleverde gegevens niet zomaar voor waar aan, maar controleert, vergelijkt en signaleert wanneer informatie ontbreekt of niet logisch lijkt.

Je werkt zelfstandig, bent stressbestendig en begrijpt het belang van vertrouwelijkheid binnen een reorganisatietraject.

Daarnaast ben je communicatief vaardig en weet je wanneer je afwijkingen of knelpunten moet bespreken met het HR-projectteam.

Waarom is deze opdracht interessant?

Je krijgt de mogelijkheid om jouw administratieve expertise in te zetten tijdens een belangrijke fase van een omvangrijke reorganisatie binnen het hoger onderwijs.

In deze opdracht lever je een directe bijdrage aan de zorgvuldige uitvoering van een verandertraject dat grote impact heeft op medewerkers.

Je werkt nauw samen met het HR-projectteam en krijgt een verantwoordelijke rol waarin nauwkeurigheid, zelfstandigheid en kwaliteitsbewustzijn centraal staan.