Senior adviseur duurzame informatiehuishouding

Provincie Fryslân wil de duurzame informatiehuishouding de komende jaren verder professionaliseren en structureel borgen. Op onderdelen is al veel onderzocht en in beeld gebracht. De behoefte ligt daarom niet primair bij opnieuw onderzoeken, maar bij het samenbrengen van bestaande informatie, het bepalen van richting en het vertalen daarvan naar een realistische ontwikkelagenda. De provincie wil daarbij werken vanuit drie samenhangende stappen: waar staan we nu, waar willen en moeten we over circa drie jaar staan, en wat is nodig om van de huidige naar de gewenste situatie te komen.

De opdracht heeft nadrukkelijk een strategisch karakter en richt zich in eerste instantie op analyse, koers en voorbereiding van de uitvoering. De opdrachtnemer ontwikkelt een samenhangend strategisch beeld van de duurzame informatiehuishouding van de provincie en vertaalt dit naar een meerjarige ontwikkelrichting. De opdracht bestaat uit vier onderdelen. 2.1 IST-situatie: de opdrachtnemer brengt bestaande analyses, memo's, inventarisaties en beleidsdocumenten samen tot één integraal beeld, valideert dit beeld met betrokken medewerkers en verantwoordelijken, maakt zichtbaar waar de belangrijkste risico's, kwetsbaarheden en ontwikkelopgaven liggen, en onderscheidt wat reeds op orde is, wat versterking vraagt en waar structurele keuzes nodig zijn.

2.2 SOLL-situatie: de opdrachtnemer formuleert een richtinggevend toekomstbeeld voor duurzame informatiehuishouding, beschrijft welke inrichting, verantwoordelijkheden, deskundigheid en capaciteit daarbij nodig zijn, betrekt relevante ontwikkelingen in wetgeving, digitalisering en informatiebeheer, en maakt inzichtelijk welke randvoorwaarden nodig zijn om duurzaam toegankelijk, beheersbaar en aantoonbaar in control te zijn. 2.3 Van IST naar SOLL: de opdrachtnemer vertaalt het verschil tussen de huidige en gewenste situatie naar concrete ontwikkelopgaven, ordent deze opgaven in een beperkt aantal samenhangende sporen, maakt afhankelijkheden en prioriteiten zichtbaar, adviseert over fasering, volgorde en benodigde capaciteit, stelt een realistische meerjarige roadmap op, en benoemt per spoor de belangrijkste resultaten, mijlpalen, eigenaarschap en beslismomenten.

De roadmap vormt de basis voor verdere besluitvorming en uitvoering. 2.4 Verdieping spoor archief en informatiebeheer: de opdrachtnemer benut bestaande inventarisaties van papieren en digitale archiefachterstanden als uitgangspunt, brengt samen welke achterstanden en overige archiefvraagstukken nog om actie vragen, adviseert over prioritering op basis van risico, wettelijke verplichting en uitvoerbaarheid, analyseert oorzaken en structurele knelpunten die nieuwe achterstanden kunnen veroorzaken, werkt een risicogestuurde en gefaseerde aanpak uit, maakt inzichtelijk welke mensen, kennis, capaciteit en middelen nodig zijn, benoemt relevante afhankelijkheden met processen, systemen en andere IV-disciplines, en vertaalt dit spoor naar een concreet uitvoeringsplan voor de eerste fase.

Aan het einde van de opdracht zijn minimaal beschikbaar: een gevalideerd integraal IST-beeld, een richtinggevend SOLL-beeld, een overzicht van de belangrijkste ontwikkelopgaven en risico's, een voorstel voor de structurele inrichting van duurzame informatievoorziening inclusief rollen, verantwoordelijkheden, deskundigheid en capaciteit, een samenhangende meerjarige roadmap met ontwikkelsporen, prioriteiten, afhankelijkheden, mijlpalen en eigenaarschap, een nader uitgewerkt uitvoeringsplan voor het spoor archief en informatiebeheer, een advies aan management over de belangrijkste keuzes, consequenties en benodigde besluiten, en een overdrachtsdocument waarin helder is vastgelegd welke vervolgstappen na afloop van de opdracht nodig zijn.

De opdrachtnemer beschikt over: hbo- of wo-werk- en denkniveau; ruime ervaring met duurzame informatiehuishouding, archivering en digitaal informatiebeheer; actuele kennis van relevante wet- en regelgeving; ervaring met strategische analyse, advisering en visievorming; sterke vaardigheden in analyseren, structureren, adviseren en verbinden; bestuurlijke en organisatiesensitiviteit. De opdrachtnemer werkt zoveel mogelijk voort op wat al beschikbaar is, brengt snel hoofd- en bijzaken aan en voorkomt onnodige verdieping.

De nadruk ligt op samenhang creëren, keuzes expliciteren, richting geven, prioriteren, uitvoerbaarheid toetsen, besluitvorming voorbereiden en zorgen dat de provincie na afloop zelfstandig verder kan. De opdracht is geslaagd wanneer de provincie na circa drie maanden niet alleen weet waar zij staat en waar zij naartoe wil, maar vooral beschikt over een realistische en gedragen route om daar te komen.