Senior & Junior Projectleider

De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Commando der Zeestrijdkrachten (Koninklijke Marine) in Den Helder. Dit commando vormt het maritieme onderdeel van de Nederlandse krijgsmacht en is verantwoordelijk voor inzet, ondersteuning en bedrijfsvoering van de zeestrijdkrachten.

Wat ga je doen? Als projectleider geef je leiding aan de herinrichting van het behoeftestellingsproces; een cruciale schakel binnen de defensiebrede ‘supply chain’. Het behoeftestellingsproces is het formele loket waar veel van de aanvragen voor goederen, diensten en personeel binnenkomen. Kort gezegd: het behoeftestellingsproces bepaalt hoe de Marine haar middelen aanvraagt, beoordeelt en inzet. Als dit proces niet goed werkt, vertraagt de hele organisatie.

Het proces omvat de volledige keten van aanvraag, beoordeling, prioritering en doorgeleiding naar Inkoop. De daadwerkelijke inkoop is een opvolgend proces en valt buiten de scope van deze opdracht, maar sluit direct aan op jouw werk.

Door de aanzienlijke groeiopgave binnen Defensie stijgt het aantal aanvragen sterk en structureel. Het gaat om honderden aanvragen per jaar, met een totale waarde van tientallen miljoenen euro. De huidige procesorganisatie is hier onvoldoende op toegerust: de capaciteit is te beperkt, het werk is versnipperd georganiseerd en de werkwijze is niet gebruiksvriendelijk of schaalbaar.

Het doel is een procesorganisatie die deze groei aankan, gebruiksvriendelijk werkt en de maritieme inzetbaarheid en gevechtskracht garandeert.

Daarom moet de organisatie rondom het behoeftestellingsproces worden heringericht en versterkt. Jij leidt deze verandering en zorgt dat het proces toekomstbestendig, uniform en efficiënt wordt ingericht.

Samenstelling van het projectteam?

Er is reeds een stuurgroep en een werkgroep ingericht. Deze groepen hebben belangrijke voorbereidingen getroffen en werken aan de randvoorwaarden voor een succesvolle herinrichting. Daarnaast zijn er operationele medewerkers (enkele tientallen) die het huidige proces uitvoeren en een essentiële rol spelen in de praktische implementatie.

De stakeholderbetrokkenheid is groot. We zoeken een projectleider die deze samenwerking verder weet te versterken, belangen kan verbinden en de organisatie meeneemt in verandering.

Over de opdrachtgever?

De opdracht wordt verstrekt vanuit de Directie Informatie, Bedrijfsvoering en Bestuur, specifiek vanuit de afdeling Integratie en het team Integrale Bedrijfsvoering (jouw directe opdrachtgever). Deze afdeling verzorgt het voorzitterschap van de stuur- en werkgroep en coördineert het behoeftestellingsproces organisatiebreed.

Daarnaast werkt de Koninklijke Marine intensief samen met andere defensieonderdelen. Binnen deze samenwerking zijn reeds optimalisaties ontwikkeld die direct binnen de Koninklijke Marine kunnen worden geïmplementeerd — een belangrijke kans om versneld te professionaliseren.

3. Werkzaamheden

De inrichting van het behoeftestellingsproces, als onderdeel van de bredere voorzien-in / inkoopketen, moet worden herzien en toekomstbestendig gemaakt. De opdracht omvat onder meer:

· Herinrichting van behandelteams: het opnieuw vormgeven van de frontoffice‑functies die aanvragen ontvangen en verwerken, met nadruk op het tijdig betrekken van betrokken medewerkers zodat hun praktijkkennis wordt benut in de uitrol.

· Inrichting van procesregie: het opzetten van een centrale regiefunctie die het proces bewaakt, aanstuurt en verbetert (bestaat momenteel nog niet).

· Optimalisatie van de procesflow: het gebruiksvriendelijk en uniform maken van de end-to-end processtappen, inclusief implementatie van verbeteracties.

· Herijking van rollen en verantwoordelijkheden: het verduidelijken en vastleggen van governance, taakverdeling en mandaten.

· Aanpassing van ondersteunende IT: het afstemmen van systemen en tooling op de nieuwe procesinrichting.

Op dit moment bevinden wij ons in de laatste fase van de analyse en uitwerking. Naar verwachting is bij aanvang van de werkzaamheden van de consultant-projectleider voldoende duidelijk welk projectresultaat wordt nagestreefd en welke specifieke inrichting moet worden gerealiseerd.

Competenties

• Analytisch

• Besluitvaardig

• Organisatiesensitief

• Communicatief vaardig

• Resultaatgericht

• Stressbestendig

• Plannen en organiseren

• Procesmatig werken

• Projectmatig werken

• Adviesvaardigheden

• Ketenbewustzijn

• Organisatiesensitiviteit

De eisen

Een aantoonbare afgeronde HBO of WO in de richting Inkoop-procesmanagement, Supply chain management of gelijkwaardig.

Minimaal 5+ jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van Procesmanagement binnen inkoop in de afgelopen 10 jaar.

Heeft ervaring bij grote Overheden.

• Aantoonbare ervaring met: • LEAN • Procesmanagement • Projectleiding • Faciliteren van Workshops • Stakeholdermanagement

*Kennis van specifieke wet- en regelgeving is niet van toepassing op deze opdracht.

Kandidaat heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift

De wensen

Een aantoonbare afgeronde WO-opleiding (bachelor/master), richting Inkoop/Supply Chain Management of gelijkwaardig.

Minimaal <+5 jr.> aantoonbare werkervaring op het gebied van < Procesmanagement binnen inkoop> in de afgelopen 10 jaar.

Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie in de afgelopen <5> jaar bij de rijksoverheid, waarbij bij werkervaring bij Defensie een pre is.

Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Ervaring met assortimentsgewijs werken binnen defensie is een pré.

Aantoonbare ervaring met MS Office.

Benodigde is kennis over proces inrichting met bijbehorend implementatie.