Senior Medewerker Postregistratie en Archivering

Als Senior Medewerker Informatiebeheer ben jij een belangrijke schakel in de informatiehuishouding van de gemeente Hengelo. Je zorgt ervoor dat informatie en documenten zorgvuldig worden geregistreerd, verwerkt, beheerd en beschikbaar gesteld aan de juiste collega’s. Daarmee lever je een directe bijdrage aan een betrouwbare dienstverlening, goede besluitvorming en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Je bent dé inhoudelijke specialist op het gebied van informatiebeheer.

Je bewaakt de kwaliteit van registratie, dossiervorming en archivering en bent het eerste aanspreekpunt voor complexe vraagstukken. Daarnaast vervul je een seniorrol binnen het cluster door werkzaamheden inhoudelijk te coördineren, collega's te ondersteunen en verbeteringen in processen aan te jagen. Je werkt in een omgeving die volop in ontwikkeling is. De digitalisering van de overheid stelt steeds hogere eisen aan informatiebeheer. Jij draagt bij aan het verder professionaliseren van onze informatiehuishouding en helpt de organisatie voorbereid te zijn op de toekomst.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Vereisten / knock-outcriteria: De inschrijver gaat akkoord met een deta-vast-constructie, waarbij de kandidaat na 900 gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever; Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau; Aantoonbare werkervaring bij overheidsinstanties; Aantoonbare werkervaring op het gebied van informatiemanagement en/of informatiebeheer; Uiterlijk beschikbaar per 19 oktober 2026 voor gemiddeld 36 uur per week.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten): Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de richting van postregistratie en archivering (40 punten); Kennis van management- of verbetermedthoden zoals ITIL, BiSL, Lean en Scrum, benoem dit duidelijk in het cv (30 punten); Aantoonbare werkervaring met archivering en migratie van dossiers en/of informatiedragers, benoem dit duidelijk in het cv (30 punten). Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet.

Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Analytisch; Communicatief; Klant- en mensgericht; Samenwerken; Creatief.

Benodigd aantal professionals: 1.

Overige informatie: Gemeente Hengelo heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.

Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M. BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer. Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. *Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Alle dagen.

Is hybride werken mogelijk: Nee.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 8 oktober 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 7 oktober 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 5 oktober 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 6 oktober 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer [telefoonnummer]. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 7 oktober 2026, 09:00 uur.

Tot die tijd kunt u reageren.