Senior Projectleider Enterprise Service Management (ESM)

Bijlage 1 Nadere

Offerteaanvraag Detacheringsprofiel , eisen en wensen

Functie Senior Projectleider Enterprise Service Management ( ES M)

Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) Inhuur IT 13 oktober 2026 Mercellnummer T238754

1

1. Achtergrondinformatie

1.1 Erasmus Universiteit Rotterdam

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat 'the Erasmian way' . Meer informatie hierover vind je op www.eur.nl .

1.2 Achtergrond bij de inhuurbehoefte

De EUR staat voor een organisatiebrede transformatie van haar dienstverlening. Vragen, verzoeken en meldingen van studenten, medewerkers en externe relaties lopen steeds vaker over meerdere diensten, faculteiten en bedrijfsprocessen heen. De huidige onders teuning van deze dienstverlening is versnipperd over verschillende servicemanagement - en ticketingsystemen, waaronder : Topdesk, Jira, Freshdesk en Planon.

Deze situatie is historisch ontstaan, maar sluit niet langer aan bij de ambitie van de EUR om dienstverlening integraal, gebruikersgericht en organisatiebreed te organiseren. Tegelijkertijd lopen meerdere contracten van de huidige systemen af en bestaat het risico dat de huidige rechtmatigheid toekomstig niet volledig geborgd is, waardoor tijdige vervanging noodzakelijk is.

De EUR neemt daarom deel aan de SURF Europese aanbesteding voor Enterprise Service Management (ESM). Dit biedt de mogelijkheid om via een gezamenlijke aanbesteding te komen tot één toekomstbestendige servicemanagementoplossing voor de gehele universiteit.

Deze Opdracht omvat zowel de voorbereiding en uitvoering van de leveranciersselectie als de voorbereiding en realisatie van de implementatie en adoptie van het nieuwe Enterprise Service Management - platform.

Deze Opdracht gaat verder dan de implementatie van een nieuw ticketingsysteem. De Senior Projectleider realiseert een organisatiebrede transformatie van de dienstverlening van de EUR . Daarbij worden niet alleen meerdere applicaties vervangen, maar ook processen geharmoniseerd, governance ingericht en de basis gelegd voor één geïntegreerde servicemanagementketen die de komende tien jaar de dienstverlening van de universiteit ondersteun t.

Voor meer algemene informatie over de organisatie, het beoogde projectproces en indicatieve profielbeschrijvingen ook de Leidraad DAS Inhuur IT d.d. 06/08/2026 en Bijlage 5 'Omschrijving categorieën '' .

2. Functie - /opdrachtomschrijving

De EUR is op zoek naar een Senior Projectleider. Als Senior Projectleider ben je verantwoordelijk voor het project Enterprise Service Management.

De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van een toekomstbestendige Enterprise Service Management - oplossing die:

- leidt tot één geïntegreerd servicemanagementplatform voor de gehele universiteit;

- gebruikers ondersteunt via één centraal loket;

- end - to- end dienstverlening mogelijk maakt over diensten en faculteiten heen;

- uniforme processen en werkwijzen realiseert;

- de bestaande versnippering van applicaties vermindert;

- voldoet aan governancekaders;

- duurzaam wordt geborgd binnen de lijnorganisatie.

De Projectleider is verantwoordelijk voor (de oplevering van) onder meer:

Leveranciersselectie

- Tijdige uitvoering van de SURF - minicompetitie conform aanbestedingskaders SURF

- Besluitvorming - en contractvoorbereiding

Ontwerp servicemanagementketen

- Impactanalyse op organisatie, processen, systemen en governance

- Uitwerking van een operating model en governance

- Vastgestelde scope van processen en diensten

- Implementatie - en adoptieplan voor alle diensten en faculteiten

Implementatie van het ESM - platform

- Gefaseerde migratie van bestaande oplossingen (Topdesk, Freshdesk, ASK en overige servicemanagementtoepassingen)

- Voorbereiding van de vervanging en migratie van de servicemanagement - en ticketingfunctionaliteit die momenteel binnen Planon wordt gebruikt Voorbereiding nieuwe beheerorganisatie en overdracht naar de lijnorganisatie

Dit project wordt uitgevoerd door de Dienst Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) in nauwe samenwerking met Informatiemanagement, Portfolio Management Office en Project Portfolio Board.

Als Senior Projectleider rapporteer je aan Portfolio Manager EDIS / de CIO en ressorteer je hiërarchisch onder de CIO. Voor de Eisen aan het profiel zie Hoofdstuk 3. Functieprofiel .

2.1 Additionele informatie

Niveau van het profiel De profielen uit het kwaliteitenframework kunnen op verschillende niveau's worden ingevuld. Hieronder wordt het vereiste niveau aangegeven waaraan uw aangeboden kandidaat dient te

Niveau 3: Voert geheel zelfstandig werkzaamheden uit, initieert verbeteringen, heeft financiële en inhoudelijke eindverantwoordelijkheid ten aanzien van te realiseren resultaten en stuurt projectteams aan (> 5 fte).

Algemene zaken t.a.v. Inschrijving op Opdracht

Maximaal aan te bieden kandidaten: Naast het gestelde in de Nadere Offerteaanvraag ten behoeve van de procedure, de voorwaarden en de eisen aan uw Inschrijving, geldt dat het Inschrijver is toegestaan om maximaal een (1) kandidaat aan te bieden voor deze inzet. Bij het aanbieden van twee kandidaten wordt benadrukt dat iedere kandidaat afzonderlijk de functie/opdracht moet kunnen invullen: er mag geen sprake zijn van een gecombineerde functie in bijvoorbeeld werkdagen/ - uren dan wel q ua kennis en ervaring.

Let op! Het gevraagde ten behoeve van de gunningscriteria moet voor iedere kandidaat in Mercell ingediend worden, met duidelijke verwijzing welk document bij welke kandidaat behoort. Pas nadat u de documenten heeft geüpload in Mercell voor de door u aan te bieden kandidaat/kandidaten, dient u uw Inschrijving in via Mercell. Dit laatste dient u te doen vóór de uiterste datum van inschrijving in Mercell. Daarna sluit de kluis en is het niet meer mogelijk om uw kandidaat/kandidaten via Mercell of op een andere wijze in te dienen.

Inschrijving door ZZP'er: De EUR houdt rekening met de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties). Bij de uitvoering van deze Opdracht kan sprake zijn van (het ontstaan van) een gezagsverhouding, waardoor de Opdracht niet geschikt is voor een ZZP'er. In lijn met de wet DBA wil de EUR in beginsel alléén personen inzetten welke onder

leiding en toezicht zijn van het bedrijf dat de Opdracht gegund krijgt .

Overeenkomst: Op deze Opdracht is de Nadere Overeenkomst inzake het verrichten van Inhuur IT ( Bijl age 7 van de Leidraad DAS Inhuur IT met kenmerk T113733) van toepassing. Bij het indienen van uw Verzoek tot Toelating is Inschrijver reeds onvoorwaardelijk akkoord gegaan met alle bepalingen in de van toepassing zijnde Nadere Overeenkomst . Er worden naar aanleiding van deze offerteaanvraag één (1) danwel twee (2) kandidaten gecontracteerd, hetzij van dezelfde Inschrijver, hetzij van een twee (2) afzonderlijke Inschrijvers. Zie voor meer informatie paragraaf 4.3 van de Nadere Offerteaanvraag.

Integriteit: Het is niet toegestaan de EUR (rechtstreeks) te benaderen met betrekking tot deze aanvraag. Iedere poging tot positieve of negatieve beïnvloeding - op welke manier dan ook - van de bij de procedure betrokken medewerkers zal leiden tot uitsluiting van deeln ame. Zie hiertoe ook het gestelde in de Nadere Offerteaanvraag .

Werkomstandigheden

Standplaats: Erasmus Universiteit Rotterdam, Burgemeester Oudlaan 50 te Rotterdam. Op uw standplaats en andere locaties van de EUR conformeert u zich aan het Ordereglement EUR gebouwen, terreinen en voorzieningen en andere van toepassing zijnde regelingen en reglementen . Daarnaast behoort in overleg thuiswerken tot de mogelijkheden. De verhouding tussen thuiswerken en de aanwezigheid op locatie van de EUR, wordt na gunning van de opdracht in overleg bepaald tussen de kandidaat en de contactpersoon van de EUR.

Elektronische hulpmiddelen: Er worden geen elektronische hulpmiddelen door de EUR ter beschikking gesteld ten behoeve van de Opdracht. Onder elektronische hulpmiddelen wordt onder andere verstaan: mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.

Werkzaamheden: De kandidaat werkt voortdurend samen met EUR collega's en stemt derhalve zijn werkzaamheden af met het projectteam. Er is te allen tijde geen sprake van een arbeidsovereenkomst met de EUR. Het betreft tijdelijke werkzaamheden, uit te voeren door extern in te huren personeel.

Werktijden: De werktijden die van toepassing zijn op deze Opdracht betreffen maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 - 18.00 uur, met uitzondering van feestdagen conform artikel 4.9 van de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). U reageert gedurende werktijden adequaat op vragen en bent schriftelijk/telefonisch bereikbaar. Bij aanvang van de Opdracht worden - indien van toepassing - nadere afspraken gemaakt tussen de kandidaat en de EUR over de werkdagen en - tijden.

Beschikbaarheid informatie: Alle informatie, documenten en communicatie over/ten behoeve van de Opdracht worden door de kandidaat opgeslagen op de server van de EUR en minimaal tweewekelijks bijgewerkt. Alle gegenereerde data in het kader van deze Opdracht is en blijft eigendom van Opdrachtgever en wordt op eerste verzoek ter beschikking gesteld aan Opdrachtgever in een format naar haar keuze. Ook indien deze is/wordt verwerkt in systemen van

Way of working: Opdrachtnemer conformeert zich aan de procedures, voorschriften, templates en werkwijze van Opdrachtgever. Met andere woorden: Opdrachtnemer conformeert zich aan de way of working van de EUR. Dit is onderdeel van de inwerkperiode.

Positie in de organisatie

Rapporteert aan: Directeur EDIS en Adjuctdirecteur IT

Direct contactpersoon: [naam] en Kenneth Konigferander

Looptijd Opdracht

Startdatum Opdracht: 30 - 11- 2026

Indien u een kandidaat aan wilt bieden die op een latere datum kan starten, dan kunt u hier een vraag over stellen in de Nota van Inlichtingen.

Einddatum Opdracht: De initiële looptijd van de Overeenkomst bedraagt 1,5 jaar en eindigt op 31 mei 2028 .

Optie op verlenging: De Overeenkomst kan worden verlengd met twee (2) keer zes (6) maanden. De optie tot verlenging betreft een eenzijdige optie van de EUR. Eventuele verlengingen dienen schriftelijk te worden bevestigd en vinden altijd plaats onder gelijkblijvende voorwaarden . De EUR behoudt zich het recht voor om bij een verlenging een aanpassing te maken in het aantal uren. Indien niet wordt verlengd, zal de overeenkomst zonder nadere schriftelijke kennisgeving van rechtswege eindigen.

(Prognose) Aantal uren per week: Er wordt een gemiddelde inzet van 3 dagen (24 uur) voorzien voor de duur van het project.

Overig

Maximaal uurtarief exclusief BTW: € 130, -

3. Functieprofiel

Kennis en ervaring

- HBO+/WO werk - en denkniveau

- Minimaal 5 jaar ervaring als projectleider of programmamanager met complexe IT - en organisatieveranderingen

- Aantoonbare ervaring met organisatiebrede implementaties van servicemanagement - of Enterprise Service Management - oplossingen

- Aantoonbare ervaring binnen het hoger onderwijs

- Aantoonbare ervaring met procesharmonisatie en organisatieverandering

- Kennis van ITIL en servicemanagementprocessen

- In staat om complexe verandertrajecten bestuurbaar te maken

- Kan belangen verbinden en besluitvorming organiseren

- Ervaring met leveranciersmanagement is een pre

- Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels (CEFR C - 1).

Persoonlijke eigenschappen

- Is resultaatgericht

- Is organisatie - en bestuurlijk sensitief

- Is analytisch sterk

- Is verbindend en organiseert besluitvorming

- Kan omgaan met tegengestelde belangen