Senior Projectleider Enterprise Service Management (ESM)

Vacature Senior Projectleider Enterprise Service Management (ESM)

In het kort: Je gaat als senior projectleider een organisatiebrede ESM-oplossing realiseren, leveranciers selecteren, processen harmoniseren, implementatie en adoptie aansturen en de nieuwe servicemanagementketen borgen binnen de lijnorganisatie. Achtergrondinformatie Erasmus Universiteit Rotterdam De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek.

De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat ’the Erasmian way’. Achtergrond bij de inhuurbehoefte De EUR staat voor een organisatiebrede transformatie van haar dienstverlening. Vragen, verzoeken en meldingen van studenten, medewerkers en externe relaties lopen steeds vaker over meerdere diensten, faculteiten en bedrijfsprocessen heen.

De huidige ondersteuning van deze dienstverlening is versnipperd over verschillende servicemanagement- en ticketingsystemen, waaronder: Topdesk, Jira, Freshdesk en Planon. Deze situatie is historisch ontstaan, maar sluit niet langer aan bij de ambitie van de EUR om dienstverlening integraal, gebruikersgericht en organisatiebreed te organiseren. Tegelijkertijd lopen meerdere contracten van de huidige systemen af en bestaat het risico dat de huidige rechtmatigheid toekomstig niet volledig geborgd is, waardoor tijdige vervanging noodzakelijk is.

De EUR neemt daarom deel aan de SURF Europese aanbesteding voor Enterprise Service Management (ESM). Dit biedt de mogelijkheid om via een gezamenlijke aanbesteding te komen tot één toekomstbestendige servicemanagementoplossing voor de gehele universiteit. Deze Opdracht omvat zowel de voorbereiding en uitvoering van de leveranciersselectie als de voorbereiding en realisatie van de implementatie en adoptie van het nieuwe Enterprise Service Management-platform.

Deze Opdracht gaat verder dan de implementatie van een nieuw ticketingsysteem. De Senior Projectleider realiseert een organisatiebrede transformatie van de dienstverlening van de EUR. Daarbij worden niet alleen meerdere applicaties vervangen, maar ook processen geharmoniseerd, governance ingericht en de basis gelegd voor één geïntegreerde servicemanagementketen die de komende tien jaar de dienstverlening van de universiteit ondersteunt. Voor meer algemene informatie over de organisatie, het beoogde projectproces en indicatieve profielbeschrijvingen ook de Leidraad DAS Inhuur IT d.d.

06/08/2026 en Bijlage 5 ‘Omschrijving categorieën’. Functie-/opdrachtomschrijving De EUR is op zoek naar een Senior Projectleider. Als Senior Projectleider ben je verantwoordelijk voor het project Enterprise Service Management. De projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van een toekomstbestendige Enterprise Service Management-oplossing die: – leidt tot één geïntegreerd servicemanagementplatform voor de gehele universiteit; – gebruikers ondersteunt via één centraal loket; – end-to-end dienstverlening mogelijk maakt over diensten en faculteiten heen; – uniforme processen en werkwijzen realiseert; – de bestaande versnippering van applicaties vermindert; – voldoet aan governancekaders; – duurzaam wordt geborgd binnen de lijnorganisatie.

De Projectleider is verantwoordelijk voor (de oplevering van) onder meer: Leveranciersselectie – Tijdige uitvoering van de SURF-minicompetitie conform aanbestedingskaders SURF – Besluitvorming- en contractvoorbereiding Ontwerp servicemanagementketen – Impactanalyse op organisatie, processen, systemen en governance – Uitwerking van een operating model en governance – Vastgestelde scope van processen en diensten – Implementatie- en adoptieplan voor alle diensten en faculteiten Implementatie van het ESM-platform – Gefaseerde migratie van bestaande oplossingen (Topdesk, Freshdesk, ASK en overige servicemanagementtoepassingen) – Voorbereiding van de vervanging en migratie van de servicemanagement- en ticketingfunctionaliteit die momenteel binnen Planon wordt gebruikt Voorbereiding nieuwe beheerorganisatie en overdracht naar de lijnorganisatie Dit project wordt uitgevoerd door de Dienst Erasmus Digitalisation & Information Services (EDIS) in nauwe samenwerking met Informatiemanagement, Portfolio Management Office en Project Portfolio Board.

Als Senior Projectleider rapporteer je aan Portfolio Manager EDIS / de CIO en ressorteer je hiërarchisch onder de CIO. Niveau van het profiel De profielen uit het kwaliteitenframework kunnen op verschillende niveau’s worden ingevuld. Hieronder wordt het vereiste niveau aangegeven waaraan uw aangeboden kandidaat dient te voldoen: – Niveau 3: Voert geheel zelfstandig werkzaamheden uit, initieert verbeteringen, heeft financiële en inhoudelijke eindverantwoordelijkheid ten aanzien van te realiseren resultaten en stuurt projectteams aan (> 5 fte).

Werkomstandigheden Standplaats Erasmus Universiteit Rotterdam, Burgemeester Oudlaan 50 te Rotterdam. Op uw standplaats en andere locaties van de EUR conformeert u zich aan het Ordereglement EUR gebouwen, terreinen en voorzieningen en andere van toepassing zijnde regelingen en reglementen. Daarnaast behoort in overleg thuiswerken tot de mogelijkheden. De verhouding tussen thuiswerken en de aanwezigheid op locatie van de EUR, wordt na gunning van de opdracht in overleg bepaald tussen de kandidaat en de contactpersoon van de EUR.

Elektronische hulpmiddelen Er worden geen elektronische hulpmiddelen door de EUR ter beschikking gesteld ten behoeve van de Opdracht. Onder elektronische hulpmiddelen wordt onder andere verstaan: mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet. Werkzaamheden De kandidaat werkt voortdurend samen met EUR collega’s en stemt derhalve zijn werkzaamheden af met het projectteam. Er is te allen tijde geen sprake van een arbeidsovereenkomst met de EUR. Het betreft tijdelijke werkzaamheden, uit te voeren door extern in te huren personeel.

Werktijden De werktijden die van toepassing zijn op deze Opdracht betreffen maandag tot en met vrijdag tussen 08.00-18.00 uur, met uitzondering van feestdagen conform artikel 4.9 van de CAO Nederlandse Universiteiten (CAO NU). U reageert gedurende werktijden adequaat op vragen en bent schriftelijk/telefonisch bereikbaar. Bij aanvang van de Opdracht worden – indien van toepassing – nadere afspraken gemaakt tussen de kandidaat en de EUR over de werkdagen en -tijden.

Beschikbaarheid informatie Alle informatie, documenten en communicatie over/ten behoeve van de Opdracht worden door de kandidaat opgeslagen op de server van de EUR en minimaal tweewekelijks bijgewerkt. Alle gegenereerde data in het kader van deze Opdracht is en blijft eigendom van Opdrachtgever en wordt op eerste verzoek ter beschikking gesteld aan Opdrachtgever in een format naar haar keuze. Ook indien deze is/wordt verwerkt in systemen van Opdrachtnemer.

Way of working Opdrachtnemer conformeert zich aan de procedures, voorschriften, templates en werkwijze van Opdrachtgever.

Met andere woorden: Opdrachtnemer conformeert zich aan de way of working van de EUR. Dit is onderdeel van de inwerkperiode. Positie in de organisatie Rapporteert aan Directeur EDIS en Adjuctdirecteur IT. Direct contactpersoon [naam] en Kenneth Konigferander.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Het CV van de kandidaat bestaat uit maximaal twee (2) A4 en wordt ingediend in PDF-format. – Minimaal 5 jaar ervaring als projectleider of programmamanager met complexe IT- en organisatieveranderingen. – Aantoonbare ervaring met organisatiebrede implementaties van servicemanagement- of Enterprise Service Management-oplossingen. – Aantoonbare ervaring binnen het hoger onderwijs. – Aantoonbare ervaring met procesharmonisatie en organisatieverandering. – Kennis van ITIL en servicemanagementprocessen. – In staat om complexe verandertrajecten bestuurbaar te maken. – Kan belangen verbinden en besluitvorming organiseren. – Ervaring met leveranciersmanagement is een pre. – Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels (CEFR C-1). – De kandidaat heeft minimaal 5 jaren aantoonbare relevante werkervaring binnen het Hoger Onderwijs. – De kandidaat heeft minimaal 3 projecten zelfstandig uitgevoerd op het gebied van IT/organisatieveranderingen in de rol van Projectleider/-manager. – De kandidaat heeft minimaal 1 project rondom een organisatiebrede ITSM/ESM-transformatie uitgevoerd. – De kandidaat heeft minimaal HBO+/WO werk- en denkniveau. – De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal een HBO-opleiding.

Dit kan zijn een technische-, bedrijfskundige-, juridische opleiding of een andere relevante opleiding.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– De aangeboden kandidaat beschikt over de kennis en ervaring zoals omschreven in het uitgevraagde functieprofiel (zie hoofdstuk 3) en heeft ervaring met vergelijkbare werkzaamheden zoals omschreven in de functie-/opdrachtomschrijving (zie hoofdstuk 2). – De mate waarin de voorgestelde kandidaat aansluit bij het uitgevraagde functieprofiel, dan wel meer relevante aanvullende kennis en ervaring heeft dan gevraagd in het functieprofiel voor onderhavige Opdracht. – De mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring en zelfstandigheid, en dit concreet wordt omschreven en aangetoond. – De mate waarin de kennis en ervaring van de kandidaat passend is voor de Opdracht. – De mate waarin de kandidaat beschikt over relevante, aantoonbare werkervaring. – De mate waarin eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar is qua complexiteit, taken en verantwoordelijkheden met onderhavige Opdracht. – De mate waarin de ervaring en/of eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar zijn met de organisatieomgeving van de EUR. – De mate waarin de omschrijving van de kennis en ervaring van de kandidaat overtuigend is en vertrouwen geeft in een succesvolle invulling van de functie.