Specialist Informatievoorering En Archiefbeheer

Opdracht: BSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten.

Daarbij komt ook het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten. De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden: Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning; Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats; Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s; Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem; Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering; Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken; Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen; Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging; Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen; Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage; Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn; Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten: Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken; Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties; Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer; Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen; Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR; Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage; Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

Vereisten: Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie.

Licht dit duidelijk toe in de offerte; Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Gunningscriteria: Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten). Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid.

Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten). Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten). Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen voor informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging.

Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (15 punten). Aantoonbare, afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of een direct vergelijkbare opleiding (10 punten). Uurtarief van maximaal € 100 exclusief btw, inclusief reiskosten voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee (10 punten).

Competenties: De kandidaat beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, resultaatgericht werken, plannen en organiseren, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, samenwerken, overtuigingskracht, omgevingsbewustzijn, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, proactiviteit en adviesvaardigheid. De kandidaat kan snel schakelen, goed doorvragen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatie vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.

Benodigd aantal professionals: 1.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief van 1 pagina en voorblad van 1 pagina, opgesteld in het Nederlands en aangeleverd als pdf. Het cv bevat minimaal twee referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie. Indien een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd, verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven.

Werkdagen: De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: in overleg. Hybride werken is mogelijk.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. Kandidaten die hiervoor worden uitgenodigd, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Belangrijk: de eisen voor deze vacature zijn verplicht. Kandidaten die niet aan alle eisen voldoen, kunnen niet worden meegenomen in de selectie.

Let-op: Deze opdracht betreft een detacheringsopdracht. Deze opdracht kan niet als ZZP'er worden uitgevoerd.