Specialist informatievoorziening en archiefbeheer

BSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o.. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten.

Daarbij komt ook het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten. De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: het opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning; het uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats; het inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico's; het onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem; het opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering; het ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken; het uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen; het adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging; het opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen; het inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage; het voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn; het overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd: een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken; een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties; praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer; een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen; een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR; een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage; advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

De kandidaat beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, resultaatgericht werken, plannen en organiseren, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, samenwerken, overtuigingskracht, omgevingsbewustzijn, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, proactiviteit en adviesvaardigheid. De kandidaat kan snel schakelen, goed doorvragen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatie vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen: 1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau. 2. Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. 3. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. 4. Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

De Wensen: 5. Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. 6. Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid. 7. Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties.

8. Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging. 9. Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar.