Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Vacature Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

In het kort: Je gaat een verbeterplan voor informatiehuishouding en archiefbeheer opstellen en uitvoeren, processen en systemen in kaart brengen, beheermaatregelen implementeren en organisatie en medewerkers voorbereiden op duurzaam digitaal informatie- en archiefbeheer. Opdracht BSR zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland.

Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o.. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten. Daarbij komt ook het het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten.

De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit: – Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning; – Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats; – Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s; – Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem; – Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering; – Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken; – Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen; – Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging; – Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen; – Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage; – Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn; – Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd: – Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken; – Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties; – Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer; – Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen; – Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR; – Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage; – Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

Werkdagen De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Is hybride werken mogelijk: Ja.

Eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. – Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; – Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband.

Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject; – Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Licht dit duidelijk toe in de offerte;

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband. Licht dit duidelijk toe aan de hand van minimaal één concreet voorbeeld en/of referentieproject (25 punten); – Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid.

Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties. Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (20 punten); – Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging.

Licht dit duidelijk toe in de offerte aan de hand van minimaal één concreet praktijkvoorbeeld en/of referentieproject (15 punten); – Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar (10 punten). Competenties – De kandidaat beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, resultaatgericht werken, plannen en organiseren, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, samenwerken, overtuigingskracht, omgevingsbewustzijn, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, proactiviteit en adviesvaardigheid.

De kandidaat kan snel schakelen, goed doorvragen, hoofd- en bijzaken onderscheiden en complexe informatie vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 7x 3 maanden Gespreksdatum: Op een nader te bepalen moment

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

- Deze vacature sluit op 30-10-2026 09:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner? Meld je HIER eerst aan als partner

Let op: Gewenste contractvorm voor deze opdracht is ZZP (of detachering)