Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

De opdracht: Je stelt een praktisch verbeterplan voor de informatiehuishouding op en brengt dit direct in uitvoering. Je werkt aan zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke adviezen. Daarbij richt je je op duurzame toegankelijkheid van documenten vanaf het moment van opstellen of ontvangen, en op een overzicht van de informatiehuishouding en passende beheermaatregelen. Je werkt binnen de geldende kaders, prioriteiten en planning.

Je stemt nauw af met onder anderen de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders en het management. Waar nodig werk je samen met het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden: - Je stelt een verbeterplan op op basis van bevindingen en openstaande aanbevelingen. Per aanbeveling beschrijf je de prioriteit, actie, het beoogde resultaat, de eigenaar en de planning. - Je voert urgente verbetermaatregelen uit of begeleidt deze, onder meer rond digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging. - Je brengt werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s in kaart. - Je onderzoekt en verbetert archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en een zaaksysteem. - Je stelt praktische afspraken, werkinstructies en beleid op of actualiseert deze.

Onderwerpen zijn onder meer dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering. - Je ondersteunt bij het toepassen van selectielijsten, brengt digitale vernietigingsachterstanden in kaart en bereidt vernietigingslijsten en verklaringen voor. Ook stel je een procesbeschrijving voor vernietiging op. - Je werkt een passend metagegevensschema uit, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen. - Je adviseert over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging. - Je stelt een conversie- en migratieprotocol op of scherpt dit aan.

Ook adviseer je over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen. - Je richt een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer in, met monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage. - Je bereidt de organisatie voor op veranderingen in de Archiefwet en de verkorting van de overbrengingstermijn. - Je draagt kennis over aan medewerkers en management, zodat de verbeteringen duurzaam geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten: - Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken. - Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties. - Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer. - Een aanpak voor digitale vernietiging, met inzicht in mogelijke achterstanden en voorstellen voor vervolgstappen. - Een concept-metagegevensschema en advies over de toepassing ervan. - Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage. - Advies over de structurele borging van informatie- en archiefbeheer.

Eisen: - Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau - Minimaal 3 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband - Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie - Uiterlijk beschikbaar per 1 november 2026 voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen Wensen: - Minimaal 5 jaar aantoonbare beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband - Aantoonbare werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid - Aantoonbare werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties - Aantoonbare werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging - Aantoonbare afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar Competenties: Analytisch vermogen, resultaatgericht werken, plannen en organiseren, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, samenwerken, overtuigingskracht, omgevingsbewustzijn, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, proactiviteit, adviesvaardigheid, snel kunnen schakelen, goed kunnen doorvragen, hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden, complexe informatie kunnen vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies.