SPOED Managementassistent

Vacature SPOED Managementassistent

In het kort: Je gaat als managementassistent het programmateam ondersteunen met complex agendabeheer, relatiebeheer en voorbereiding en verslaglegging van overleggen, waarbij je structuur, voortgang en zorgvuldige communicatie binnen het programma bewaakt. Algemene informatie Het programma Aanmelden, Inschrijven en Intekenen (AII) heeft op korte termijn dringend behoefte aan ondersteuning. AII maakt deel uit van het programma Npuls en richt zich op het verbeteren en vernieuwen van processen rondom aanmelden, inschrijven en intekenen binnen het onderwijs.

Opdrachtomschrijving De managementassistent ondersteunt het team bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en administratieve processen soepel en zorgvuldig verlopen. De sfeer binnen het team is zeer goed. In de samenwerking is er een belangrijke rol weggelegd voor de PMO-medewerker, met wie de managementassistent nauw optrekt. De PMO-medewerker is relatief nieuw in het team, werkt rustig en houdt goed het overzicht.

Verantwoordelijkheden Naast de algemene secretariële, organisatorische en administratieve ondersteunende werkzaamheden zijn er drie belangrijke kerntaken: 1. Complex agendabeheer en afsprakenplanning Het organiseren en plannen van complexe afspraken met meerdere deelnemers vanuit verschillende organisaties en met uiteenlopende achtergronden. Dit vraagt om een goede afstemming, flexibiliteit, overzicht en een proactieve aanpak. 1. Beheer van het uitgebreide relatienetwerk Het zorgvuldig beheren en actueel houden van het netwerk van contactpersonen binnen de betrokken instellingen en organisaties.

Omdat contactpersonen regelmatig wisselen, is het belangrijk dat wijzigingen tijdig en nauwkeurig in het systeem worden verwerkt. De managementassistent werkt hierin nauw samen met de PMO-medewerker. 1. Voorbereiding en verslaglegging van het wekelijkse overleg Het voorbereiden van het wekelijkse overleg, waaronder het samenstellen en verspreiden van de agenda en het verzorgen van de notulen. Ook het bewaken van actiepunten en het opvolgen van gemaakte afspraken behoren hierbij tot de werkzaamheden.

Functie-eisen De managementassistent zorgt voor continuïteit, structuur en voortgang binnen het team. Door zelfstandig en proactief te werken, overzicht te houden en zorgvuldig te communiceren, ontlast hij of zij de productmanager en de PMO-medewerker en draagt de managementassistent bij aan een efficiënte samenwerking met de betrokken organisaties.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Beschikt over een werk- en denkniveau passend bij een medior- of seniorfunctie als managementassistent. – Kan zelfstandig werken, neemt initiatief en toont een proactieve houding. – Is een echte zelfstarter en weet werkzaamheden voortvarend op te pakken, te coördineren en op te volgen. – Is in staat om snel de weg te vinden binnen een complexe organisatie en zich nieuwe materie en inhoudelijke context snel eigen te maken. – Stelt actief vragen om de organisatie, de werkzaamheden en de inhoudelijke context van AII goed te doorgronden. – Beschikt over sterke organisatiesensitiviteit en heeft inzicht in organisatorische verhoudingen, belangen en gevoeligheden. – Is in staat om op een passende manier in te spelen op verschillende belangen en situaties binnen de organisatie. – Werkt nauwkeurig en zorgvuldig en behoudt overzicht over afspraken, acties en prioriteiten. – Bewaakt de voortgang van werkzaamheden en zorgt voor een tijdige en correcte opvolging van afspraken en actiepunten. – Is in staat om de productmanager zelfstandig, proactief en effectief te ondersteunen in een complexe werkomgeving.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Onbekend Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

SPOED Managementassistent

- Deze vacature sluit op 12-11-2026 15:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?