Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud

Teamsecretaris Afdeling Beheer & Onderhoud bij Gemeente Apeldoorn. Vanwege de uitval van een unitleider zijn we zo snel mogelijk, maar uiterlijk per 1 november 2026 op zoek naar een teamsecretaris (28 – 36 uur / week) die de huidige teammanager van het team Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd van Beheer en Onderhoud ondersteunt bij hen dagelijkse en geplande werkzaamheden. Team Bovenwijks Beheer zorgt ervoor dat de openbare ruimte in Apeldoorn betreffende de wijk overstijgende onderhouds- en beheertaken, installaties en apparatuur er goed bij ligt.

Het gaat hierbij met name om de volgende werkzaamheden (verdeelt over vier units): Onderhouds- en beheertaken: verkeersborden en markering, bruggen, tunnels, viaducten, abri's en plattegrondkasten, verkeerslichten, stadsafsluitingen, cameratoezicht en openbare verlichting, parkeergarages, parkeermeters en rijwielstallingen, nutsactiviteiten (inclusief afhandeling meldingen en vergunningen), begraafplaatsen, bomen/bossen/stadspark Berg en Bos, spel, riolering en fonteinen, graffiti verwijderen en schoon maken van objecten.

Ondersteunende taken: werfbeheer en timmerwerkplaats, coördinatie storingsdienst en gladheidsbestrijding, beheer van het machine- en wagenpark B&O (waaronder een werkplaats), correspondentie, administratieve ondersteuning en receptie, inkoop en contractleveranciersmanagement (CLM), de digitale registratie van het gemeentelijk areaal in de openbare ruimte, acties en initiatieven rondom schoon, inclusief communicatie en bewonersparticipatie. De taken/verantwoordelijkheden van de teamsecretaris zijn o.a.: Is de 'rechterhand' van de teammanager Bovenwijks Beheer en van het afdelingshoofd, ondersteunt hen proactief en neemt werk van hen over zowel op organisatorisch als vakinhoudelijk vlak.

Bewaakt de voortgang van projecten en plannen. Is een klankbord voor de teammanager Bovenwijks Beheer en het afdelingshoofd en pakt 'binnenwaaiers' op basis van urgentie en impact in de breedste zin van het woord. Adviseert en ondersteunt de teammanager en het afdelingshoofd op alle vlakken op praktisch/ operationeel en tactisch en niveau. Adviseert/redigeert teksten of schrijft ze zelf. Geeft leiding aan projecten en bewaakt de voortgang van projecten en plannen.

Geeft aanzet tot kwalitatief goed lopende processen en geeft vervolgens advies over hoe de processen ingericht moeten worden en belegt dit bij de juiste medewerker(s). Schrijft voorstellen en werkt e.e.a. uit. Fungeert als aanspreekpunt en gespreksleider voor zowel interne- en externe partners, bij afwezigheid van de teammanager. Vervangt teammanager zo nodig bij diens afwezigheid bij interne overleggen.

Vereisten / knock-outcriteria: Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag; De kandidaat is zo snel mogelijk maar uiterlijk per 1 november 2026 beschikbaar, voor 28 tot 36 uur per week; De kandidaat heeft aantoonbare affiniteit met beheer van de openbare ruimte; De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met advieswerkzaamheden en het opstellen van schriftelijke adviezen en rapportages; De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als secretaris of andere vergelijkbare functie.

Indien sprake is van een vergelijkbare functie, dient uit het cv duidelijk te blijken dat de uitgevoerde werkzaamheden in grote mate overeenkomen met de werkzaamheden van de teamsecretaris zoals beschreven in deze uitvraag; Het maximale uurtarief is € 112,50 exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender; Inschrijver mag maximaal 2 kandidaten aanbieden. Voor elke kandidaat die aangeboden wordt dient een aparte inschrijving te worden gedaan.

Bij de inschrijving dient aangegeven te worden op welke datum de kandidaat kan starten met de werkzaamheden. Indien er onverhoopt toch meer dan twee kandidaten door dezelfde inschrijver worden ingediend, zullen enkel de eerste twee (op volgorde van binnenkomst) in behandeling genomen worden; Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina's. Alle extra pagina's boven de gevraagde 5 pagina's worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst. Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten): De kandidaat heeft ervaring binnen een gemeentelijk/lokale overheid (10 punten); De kandidaat heeft meerdere jaren aantoonbare ervaring als secretaris (maximaal 30 punten); 0 tot 1 jaar ervaring (0 punten); 1 tot 2 jaar ervaring (10 punten); 2 tot 3 jaar ervaring (20 punten); Meer dan 3 jaar ervaring (30 punten); De kandidaat heeft ervaring waarbij hij/zij ondersteuning bood aan een manager/directeur (maximaal 30 punten); 0 tot 1 jaar ervaring (0 punten); 1 tot 2 jaar ervaring (10 punten); 2 tot 3 jaar ervaring (20 punten); Meer dan 3 jaar ervaring (30 punten); De kandidaat heeft ervaring met projectleiding en procesverbetering (maximaal 30 punten); 0 tot 1 jaar ervaring (0 punten); 1 tot 2 jaar ervaring (10 punten); 2 tot 3 jaar ervaring (20 punten); Meer dan 3 jaar ervaring (30 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties: Pro-activiteit en eigenaarschap; Organisatievermogen; Analytisch vermogen; Communicatieve vaardigheden; Verbindend samenwerken; Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit; Zelfstandigheid.

Benodigd aantal professionals: 1.

Beoordeling: Stap 1: Beoordeling cv's op minimumeisen - Inkoop van gemeente Apeldoorn beoordeelt de cv's op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. Stap 2: Selectie cv's die aan de organisatie worden voorgelegd - Opdrachtgever beoordeelt de cv's op de gunningscriteria. Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek - De top drie (3) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4).

Stap 4: Selectiegesprek - In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten ontvangen in totaliteit op alle competentie een score (0, 3, 4 of 5) van de opdrachtgever. Opdrachtgever behoudt zich het recht om de opdracht te gunnen aan inschrijving met de hoogste score op de competenties.

Uitleg competentiescore: 0 - Kandidaat voldoet (bijna) niet aan de competenties. 3 - Kandidaat voldoet voldoende aan de competenties. 4 - Kandidaat voldoet nagenoeg volledig aan de competenties. 5 - Kandidaat voldoet volledig aan de competenties. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel.

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender: Flextender brengt voor deze opdracht €1,90 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Offerte-eisen: Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Is hybride werken mogelijk: Ja.

Planning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 5 oktober 2026.

Overige informatie: De leverancier of kandidaat wordt verplicht de NAW gegevens te delen in de inschrijving of uiterlijk bij de gesprekken planning aan Flextender. De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi). Eenzelfde kandidaat in meerdere inschrijvingen wordt niet gewaardeerd; bij meerdere inschrijvingen wordt enkel de inschrijving met het laagste tarief in behandeling genomen.

Bij uitval van de gekozen kandidaat staat de gemeente Apeldoorn vrij om de tweede (2e) en vervolgens de derde (3e) kandidaat te selecteren voor hetzelfde aanbod.

Meer informatie: Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 21 september 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 22 september 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer [telefoonnummer]. De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot dinsdag 29 september 2026, 09:00 uur.

Tot die tijd kunt u reageren.