Verkeer en Openbare Ruimte - Zuidasdok - Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer. Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor een van de grootste infrastructurele programma's van Nederland. Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang. Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben jij de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement.

Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico's. Tegelijkertijd werk jij inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden: Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving. Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten. Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok. Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.

Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico's en de inrichting van werkprocessen. Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden. Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Resultaten in de eerste drie maanden: Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team. Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht. Je hebt de belangrijkste risico's en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht. Resultaten in het eerste jaar: De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.

Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd. SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd. Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico's is periodiek beschikbaar.

Eisen: De professional is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam. De professional van de voorlopig winnende Inschrijver moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen). Het cv van de professional is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. De professional beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.

Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De professional heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De werkgever van de professional verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.

De professional beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De professional beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.

Wensen en competenties: Wensen: Beschrijf in een korte motivatie van maximaal 1 A4 waarom de professional geschikt is als rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma, hoe de professional het team Informatiemanagement operationeel aanstuurt en tegelijk inhoudelijk meewerkt, en op welke wijze de professional voldoet aan de eisen en wensen. De motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de professional hiervoor wordt uitgenodigd.

De professional heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De professional heeft aantoonbare uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De professional heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen.

Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan. De professional combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.

Organisatie en team: De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen.

Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Over Zuidas/Zuidasdok: Zuidas Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter.

Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol. Zuidasdok Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende: Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid, Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid, Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel, Herinrichten openbare ruimte stationsgebied.

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Gespreksinformatie: Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de professional kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. De professional dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview. Er mogen 3 professionals op interview. De planning voor de interviews is zo spoedig mogelijk na sluiting. De motivatie van de professional zal worden besproken tijdens het interview, indien de professional hiervoor wordt uitgenodigd.

Overige informatie: Benodigd aantal professionals: 1 professional (0.8 fte).

Hybride werken: Nee.

Optie tot verlenging: Ja, de Gemeente heeft de mogelijkheid de Overeenkomst meerdere keren te verlengen tegen dezelfde voorwaarden en condities.

Hybride: Geen verdere informatie.

Overig algemeen: De professionele gegevens worden onder andere gebruikt voor het aanvragen van de VOG indien de professional de functie krijgt. Bijlage 5 Integriteits- en geheimhoudingsverklaring is op deze overeenkomst van toepassing.