Werkvoorbereider

Als werkvoorbereider begeleid je het changeproces voor alle changes van de afdeling. Dit alles ten behoeve van de optimalisatie van het interne netwerk (LAN) van Defensie. De changes worden voorbereid en uitgevoerd door diverse disciplines om een change te realiseren. Het bestaande changeproces binnen de Defensie organisatie wordt zoveel mogelijk toegepast, maar een project kent op bepaalde gebieden (o.a. vastlegging werkzaamheden, site survey en klantcommunicatie) afwijkende procesafspraken.

Vanuit een project wordt er gefaseerd gewerkt en elke maand wordt de stuurgroep geïnformeerd met behulp van een overzichtelijke rapportage. In hoofdlijnen zijn er drie soorten werk: 1. Inhoudelijk voor(laten)bereiden van de werkzaamheden. 2. Changeproces begeleiden conform afgesproken SLA. 3. Verbeteren van de processen en toepassen van automatisering in het change proces.

Jouw belangrijkste resultaatgebieden: Change kwalitatief voorbereiden zodat deze in een keer uitgevoerd kunnen worden; Communicatie met beheer en afnemers zodat changes conform verwachting worden uitgevoerd; Bewaken van de planning van de changes; Processen verbeteren, versimpelen en herhaalde handelingen automatiseren. De werkvoorbereider is verantwoordelijk voor de volledige voorbereiding van netwerk changes. De werkvoorbereider zorgt ervoor dat alle benodigde materialen, tekeningen, vergunningen en documentatie tijdig beschikbaar zijn, zodat de uitvoering door de projectteams vlekkeloos kan verlopen.

Het uiteindelijke doel is het realiseren van kwalitatief hoogwaardige changes waarmee uitvoeringsdoelen worden behaald.

Kerntaken & Verantwoordelijkheden: Aanvragen beoordelen: inhoudelijk analyseren van wijzigings- en wijzigingsverzoeken; interpreteren van de impact op processen, producten en technische componenten om een correcte afstemming met de afnemer en leverancier te garanderen.

Informatie verzamelen: waar nodig aanvullende gegevens opvragen bij aanvragers, functioneel beheerders of leveranciers; zorgen voor een volledig en accuraat beeld voordat de wijziging wordt doorgevoerd.

Communicatie faciliteren: proactief zorgen voor heldere, tijdige communicatie zowel binnen het projectteam als met externe belanghebbenden (leveranciers, eindgebruikers, management). Dit omvat het verspreiden van updates, het afstemmen van verwachtingen en het signaleren van knelpunten.

Borging van wijzigingen: toezien op de uitvoering van de geregistreerde aanpassingen; bevestigen dat de implementatie conform de gemaakte afspraken plaatsvindt en dat de wijziging correct wordt afgesloten in de beheer en audittrail. Analyseert de huidige end to end workflow (aanvraag, planning, inkoop, uitvoering, test & oplevering) en identificeert overbodige stappen, duplicaties en handmatig werk. Ontwikkelt processen — vereenvoudigde, gestandaardiseerde werkinstructies en checklists die de benodigde informatie sneller verzamelen.

Voert periodieke “process health checks” uit, verzamelt feedback van gebruikers (monteurs, engineers, inkopers) en plant verbeteringssprints in ServiceNow. Definieert en publiceert een set ServiceNow dashboards (cycle time, aantal handmatige interventies, compliance percentage, cost variance). Stelt automatische alerts in wanneer een KPI een drempel overschrijdt, zodat direct bijgestuurd kan worden.

Knock-out Eisen: Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Werkvoorbereider of soortelijke functie; Minimaal aantal uren per week is 38 uur.

Wensen: Bij voorkeur 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie; Aantoonbare werkervaring met werkvoorbereidende, administratieve systemen; zoals CMDB, servicemanagement (incident en change) en netwerk management systemen; Aantoonbare ervaring met het analyseren en verbeteren van complexe processen; Aantoonbare ervaring met een groot stakeholdersveld; ServiceNow expertise is een pre; Bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving.