DAS – Management ondersteuner OBP

Vacature DAS – Management ondersteuner OBP

In het kort: Je gaat afdelingshoofden ondersteunen door agenda’s en mailboxen te beheren, overleggen te organiseren, acties en deadlines te bewaken en documenten zorgvuldig te verwerken, archiveren en vindbaar te maken binnen de organisatie. Met jouw ondersteuning zorg je dat de afdelingshoofden hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn.

Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega’s en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Zo voorkom je dat werk blijft liggen en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is. Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van de afdelingen. Werkzaamheden/Taken – Beheren van agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken. – Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten. – Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging. – Opstellen, verwerken, archiveren en vindbaar maken van documenten en correspondentie. – Vastleggen en opvolgen van actiepunten en zorgen dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.

Organisatie/Afdeling Staf Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) bestaat uit ca. 200 mensen die zich bezighouden met een divers takenpaket zoals personeelszaken, huisvesting, interimpool, juridische zaken, privacy, beveiliging, veiligheid en arbo. De staf is opgedeeld in 7 afdelingen en per afdeling is een afdelingshoofd verantwoordelijk voor zijn/haar afdeling.

Standplaats en werken Standplaats: Bilthoven / Utrecht. Binnen de opdrachtgever geldt een kader voor hybride werken: – Leidinggevenden bepalen in overleg met de medewerkers in hun team wanneer ze naar kantoor komen. Het werk wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen en werkinstructies van de opdrachtgever. Beschrijving categorie ‘Management ondersteuners’ Dit betreft functies op het gebied van managementondersteuning, secretariële ondersteuning en persoonlijke ondersteuning (bijvoorbeeld personal assistent).

Deze functies zullen altijd eerst worden uitgezet in de vigerende (raam)overeenkomsten op dit gebied. Wanneer de bestaande (raam)overeenkomsten niet hebben kunnen voorzien in de behoefte kunnen uitvragen binnen deze categorie worden uitgezet. Verificatiegesprek Tijdens het Verificatiegesprek wordt geverifieerd of de kandidaat aan werk- / opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties voldoet. Op basis van de uitkomst van dit gesprek vindt gunning van de opdracht plaats.

Indien uit het verificatiegesprek blijkt dat niet aan één of meer eisen wordt voldaan, zal dit leiden tot het alsnog uitsluiten van de inschrijving. Overige context opdracht Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) Toegelaten partij ten behoeve van de inhuur van een Management ondersteuner OBP. Deze aanvraag wordt uitgezet conform de leidraad van 21 december 2023 en bijbehorende Nota van Inlichtingen betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel.

In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen. Opdrachtgever heeft structureel behoefte aan tijdelijke inhuur op bepaalde rollen met een regelmatig terugkerende vraag waarin niet op een andere manier (bijvoorbeeld via Rijksbrede raamovereenkomsten) kan worden voorzien. Om daarvoor een zo efficiënt mogelijk inkoopkanaal te creëren heeft Opdrachtgever een Dynamisch Aankoop Systeem (hierna te noemen ‘DAS’) ingesteld, waarbij de Toegelaten partijen bij voorkomende projecten telkens met gebruikmaking van het elektronisch aanbestedingsplatform worden uitgenodigd om een Offerte uit te brengen voor de betreffende specifieke opdracht.

Gedurende de looptijd van het DAS is het doorlopend mogelijk voor nieuwe partijen om toegelaten te worden tot het DAS, voor zover zij voldoen aan de in het Toelatingsdocument gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Het werk wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen en werkinstructies van Opdrachtgever. De werkzaamheden van het Personeel van Opdrachtnemer worden verricht op het kantoor en/of de laboratoria van Opdrachtgever. Het RIVM gaat in de loop van 2027 gefaseerd verhuizen naar een nieuwe locatie op het Utrecht Science Park, Helsinkilaan 1, 3584 CB Utrecht.

Eisen

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie

De aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt daarom uitgegaan van uitvoering via detachering.

OverheidZZP sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Wel geldt dat iedere opdracht moet kunnen worden uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

De geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze zij de opdracht zullen uitvoeren en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt dat de opdracht binnen de voorgestelde constructie rechtmatig kan worden uitgevoerd, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

– Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie. – Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie. – VOG: De aangeboden kandidaat beschikt uiterlijk 10 dagen na de start van een opdracht over een geldige VOG. – Geheimhouding en integriteit: De aangeboden kandidaat verstrekt direct na gunning een rechtsgeldig ondertekende integriteitsverklaring. – Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor gemiddeld 32 uur per week vanaf 1 december 2026; – Kennis en expertise: Uit het CV en de motivatiebrief (en indien uitgenodigd het verificatiegesprek) blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (middels opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten) beschikt over: – Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie. – Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal; B2 of hoger of moedertaal. – Kandidaat heeft minimaal MBO werk- en denkniveau. – Minimaal gevraagde Opleiding / Werk- & denkniveau (kies één van de opties) ☒ MBO. – Opleiding / Werk- & denkniveau, minimaal een afgeronde relevante opleiding op het gebied van: – Kennis / Ervaring, 5 jaar minimaal aantal jaren relevante aantoonbare werkervaring: Op het gebied van: Ondersteunend en/of administratief.

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Upload het CV van de kandidaat, waarin ingegaan wordt op opleiding en ervaring (vraag 2.2). (105 punten) – De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde opleidingseisen, afgeronde relevante opleiding(en) op het gebied van: Kandidaat heeft minimaal MBO werk- en denkniveau. – De kandidaat heeft, naast de in de offerteaanvraag gestelde ervaringseisen, ervaring op het gebied van: Kandidaat heeft ervaring in een administratieve functie, binnen een grotere of complexe organisatie en werkt vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.

(245 punten) – Upload de motivatiebrief van de kandidaat, waarin tevens ingegaan wordt op de bij vraag 2.3 gevraagde competenties. (200 punten) – Motivatie: Kandidaat wordt gevraagd in ieder geval in te gaan op: De kennis en expertise (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de aanvullende capaciteiten zijn van de kandidaat voor deze functie); De competenties (motivatie waarom aan de eisen wordt voldaan en wat de aanvullende competenties zijn van de kandidaat voor deze functie); Waarom hij/zij geschikt is voor deze opdracht; De motivatie om mee te doen aan deze specifieke aanvraag.

Competenties – Kandidaat communiceert helder, vriendelijk en zorgvuldig in het Nederlands, zowel mondeling en schriftelijk. – Kandidaat werkt zelfstandig en proactief: je ziet wat nodig is, pakt praktische zaken op en komt waar nodig met een voorstel. – Kandidaat is dienstverlenend en toegankelijk. Je denkt mee met collega’s, zoekt naar oplossingen en helpt anderen op een professionele manier verder. – Kandidaat gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen en voelt goed aan wat passend is in verschillende situaties.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, tot maximaal 3 x 6 maanden Gespreksdatum: Onbekend

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!

- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.

Reageer nu op

DAS – Management ondersteuner OBP

- Deze vacature sluit op 18-11-2026 12:00

- Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!

- Bureau/partner?