Directiesecretaresse/executive assistant - 16855

Als directiesecretaresse / executive assistant zorg je ervoor dat één of twee directeuren en het managementteam effectief kunnen functioneren. Je voert zelfstandig regie op de professionele ondersteuning rondom de directie, anticipeert op wat nodig is, verbindt mensen en informatie en zorgt dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging professioneel en tijdig verlopen. Je overziet de totale werkstroom rondom de directeur en management, bewaakt prioriteiten en kijkt vooruit.

Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en betrekt de directeur wanneer belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.

Verantwoordelijkheden: beheren van complexe agenda's, bewaken van prioriteiten en afhandelen van e-mails en verzoeken van de directeur; plannen, voorbereiden en faciliteren van directie- en management overleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten, inclusief het uitnodigen van deelnemers, inventariseren van agendapunten en organiseren van ruimtes en facilitaire diensten; coördineren van de voorbereiding van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgen dat de directeur tijdig beschikt over de benodigde informatie, stukken en context; opstellen, redigeren en vormgeven van nieuwsberichten en andere interne afdelingscommunicatie, met aandacht voor verhaallijn, tone of voice en uitstraling; verzamelen en structureren van stukken, toetsen op samenhang en volledigheid en tijdig signaleren wanneer informatie voor bespreking of besluitvorming ontbreekt; vastleggen en bewaken van besluiten, acties en deadlines en actief sturen op tijdige opvolging; onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders en zorgen voor tijdige afstemming en informatie-uitwisseling; slim inzetten van digitale samenwerkingsmiddelen om informatie toegankelijk te maken en werkprocessen te stroomlijnen; signaleren en initiëren van verbeteringen in werkprocessen en ondersteunen van collega's bij nieuwe werkwijzen en digitale middelen; proactief signaleren van kansen, knelpunten en gevoeligheden en hierop tijdig anticiperen.

Vereisten: ruime relevante ervaring en direct zelfstandig aan de slag kunnen, aantoonbaar HBO werk- en denkniveau, thuiswerken en zichtbaar op kantoor, bereidheid om regelmatig te reizen tussen locaties en naar externe afspraken.