Documentalist Programma Duurzame Infra

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het

uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)

medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren,

metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het

zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven

van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar

taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat

uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken:

Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.

Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.

Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management

systeem naar behoefte van de medewerkers.

Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot

documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.

Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de

ordeningsstructuur.

Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.

Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.

Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.

En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post-

en e-mailstukken).

Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling

Informatievoorziening en beheer (IV-B).

Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele

wensen conform het proces van LFB.

Doel van de opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet

aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van

metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies,

handleidingen, ordeningsstructuur);

- Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.

- Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.

- Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.

- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.

- Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.

- Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.

- Het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers.

- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.

- Het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).

- Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).

- Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

D

i

t

b

e

n

j

i

j

- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document

Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren

- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en

-dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen

- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen

- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten

- Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het

Toepassingsmodel metadata

- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

- Mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden

(toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek)

Team TenMonks