Projectleider Moderne Werkplek

De opdracht: Je coördineert de implementatie en gebruikersbegeleiding bij de uitrol van de Moderne Werkplek. Je zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving door medewerkers goed voor te bereiden, duidelijke communicatie te organiseren en gebruikerservaringen structureel op te halen en op te volgen. Je verbindt de gebruikersorganisatie met de technische projectorganisatie, Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk. Je richt je op praktische uitvoering, afstemming en het bewaken van afspraken en verbeteracties.

Wat ga je doen?

Implementatie en projectcoördinatie: een praktisch implementatie- en begeleidingsplan per domein opstellen en uitvoeren; communicatie en begeleidingsactiviteiten afstemmen op de technische migratieplanning; de voorbereiding, ingebruikname en nazorg coördineren; afstemmen met leidinggevenden, keyusers, de projectorganisatie en betrokken ICT-teams; planning, voortgang, afhankelijkheden en risico’s bewaken.

Gebruikerscommunicatie en begeleiding: gebruikerscommunicatie, instructies, keyuserbegeleiding en ondersteuning organiseren en coördineren; waar passend zelf uitleg en demonstraties verzorgen; aanvullende trainingen en floorwalking afstemmen met de verantwoordelijke teams; ondersteuningsbehoeften binnen de verschillende domeinen signaleren; zorgen voor duidelijke communicatie vóór, tijdens en na de migratie.

Gebruikerservaring en verbeteringen: ervaringen, signalen en knelpunten ophalen bij medewerkers en keyusers; de impact en prioriteit van signalen bespreken met gebruikers en betrokken beheerteams; verbeterpunten registreren en prioriteren; acties beleggen bij de verantwoordelijke teams binnen Systeembeheer, Functioneel Beheer en de Servicedesk; de voortgang bewaken en terugkoppeling geven aan de gebruikersorganisatie; structurele verbeterkansen in de inrichting en ondersteuning van de Moderne Werkplek signaleren.

Afstemming en overdracht naar beheer: de verbinding onderhouden tussen de projectorganisatie en de reguliere beheerorganisatie; functionele en technische aandachtspunten die voortkomen uit de implementatie afstemmen; de overdracht bewaken van openstaande acties, gebruikersinformatie en relevante documentatie; bijdragen aan een structurele werkwijze voor het verzamelen en opvolgen van gebruikersfeedback.

Resultaten: implementatie- en begeleidingsplan, begeleidingsactiviteiten, feedback- en verbeterregister, voortgangsrapportages, evaluatie van gebruikerservaring, overdracht naar beheer.

Verantwoordelijkheden en afbakening: Je bent verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatiebegeleiding, gebruikerscommunicatie en opvolging van gebruikerssignalen. De technische uitvoering van migraties, het oplossen van incidenten en het realiseren van functionele of technische wijzigingen blijven de verantwoordelijkheid van de betreffende ICT-teams. Je bewaakt de onderlinge afstemming, voortgang en terugkoppeling en escaleert waar nodig.

Eisen: aantoonbare ervaring met het begeleiden van ICT-implementaties of digitale veranderingen, ervaring met projectcoördinatie, implementatiebegeleiding en stakeholdermanagement, inzicht in de samenwerking tussen Systeembeheer, Functioneel Beheer, Servicedesk en gebruikersorganisatie, communicatief vaardig, praktisch ingesteld, zelfstandig en resultaatgericht, in staat om gebruikerssignalen te vertalen naar concrete acties.

Wensen: ervaring met Microsoft 365 en moderne werkplekken is een pré, ervaring binnen een gemeentelijke of complexe publieke organisatie is een pré.

Competenties: organisatiesensitief, verbindend en communicatief sterk, planmatig en gestructureerd, proactief en zelfstandig, gebruikersgericht, resultaatgericht, oplossingsgericht.