Secretaris

---

Wil jij bijdragen aan het versterken van de begeleiding van alleenstaande minderjarige vreemdelingen (amv) en jongvolwassenen binnen COA-locaties. Ben jij sterk in organiseren, structureren en ondersteunen van besluitvorming in een complexe veranderomgeving? Kun jij overzicht creëren, processen bewaken en ervoor zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is? Dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze opdracht als projectsecretaris.

Over het project

Steeds meer jongeren hebben te maken met complexe en mentale problematiek en vragen om gerichte begeleiding, terwijl medewerkers door de toenemende werkdruk niet altijd de ruimte hebben om die te bieden. Binnen dit project zetten we in op meer maatwerk, gespecialiseerde coaching en betere samenwerking. Zo maken we de beweging van reageren op problemen naar het voorkomen ervan.

Om dit mogelijk te maken, zijn wij op zoek naar een projectsecretaris (medewerker die helpt om structuur, overzicht en voortgang te borgen. Zie jij jezelf werken in een dynamische projectomgeving en wil je bijdragen aan een maatschappelijk relevant project? Dan nodigen wij je van harte uit om te reageren.

Jouw rol

Als projectsecretaris maak je onderdeel uit van het kernteam van het project. Je werkt nauw samen met de (deel)projectleider. Als secretaris faciliteer en ondersteun je de uitvoering van het programma. Je bent de rechterhand van de (deel)projectleider, denkt mee over de koers en bewaakt samen de planning, afstemming, verslaglegging en procesbewaking. Aanvullend houd je je bezig met het:

• Organiseren en voorbereiden van programma-overleggen, werksessies en besluitvorming

• Bewaken van planning, voortgang en acties

• Coördineren van informatiestromen en afstemming met stakeholders

• Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)

• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

Wat ga je doen?

Als projectsecretaris ondersteun je het project Jong en samen sterk op operationeel en organisatorisch vlak. Je houdt overzicht en zorgt dat processen soepel verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

- Organiseren, voorbereiden en plannen van vergaderingen, werksessies en besluitvorming

- Informeren van betrokkenen en zorgen dat stukken op tijd beschikbaar zijn

- Bewaken van de projectplanning, voortgang en acties van het

- (deel)project.

- Faciliteren van goede informatie-uitwisseling binnen het team en met stakeholder en/of externe partijen

- Opstellen van heldere stukken (voortgangsrapportages, notities, presentaties)

- Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden

- Vervanger van de collega projectsecretaris

- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor projectmedewerkers.

- Ondersteunen van het inkoopproces, inclusief controle van facturatie en prestatieverklaringen

Wat breng je mee?

- Je hebt een relevante afgeronde opleiding op minimaal hbo werk- en denkniveau

- Je werkt gestructureerd en houdt goed overzicht

- Je bent organisatorisch sterk en houdt van plannen en coördineren

- Je communiceert helder en schakelt makkelijk met verschillende stakeholders

- Je vindt het leuk om in een projectomgeving te werken waarin nog niet alles vastligt

- Goede mondelinge- en schriftelijke communicatievaardigheden.

- Vaardigheid in Microsoft Windows en Sharepoint.

- Ervaring met Europees gesubsidieerde projecten (AMIF)

Waar ga je werken?

Je komt terecht in het kernteam van het project Jong en samen sterk, samen met de projectleider, deelprojectleider en andere projectsecretaris. Daarnaast werk je samen met een breed projectteam bestaande uit collega’s van verschillende afdelingen binnen het COA

Over de afdeling

Je gaat als projectsecretaris aan de slag bij de afdeling Projecten primair proces (projectbureau) van de Directie Vakontwikkeling en –ondersteuning. Het projectbureau borgt de kwaliteit van projectmanagement en past zowel de traditionele als ook de meer hedendaagse projectmanagement methodieken toe. Het projectbureau treedt op als opdrachtnemer en uitvoerder van projecten voor het primair proces, en heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• Aanbod van expertise: materiaal, formats en informatie over projectmanagement

• Schrijven van projectvoorstellen, -plannen en business cases op aanvraag van de opdrachtgever

• Uitvoeren, monitoren en rapporteren over de voortgang van projecten

• Projectmanagement professionaliseren en standaardiseren

• Afstemming andere projectontwikkelingen en expertise in de rest van de organisatie

De eisen

- 1De kandidaat beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau (aantoonbaar middels diploma).

- 2Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, projectondersteuner of PMO binnen een complexe project- of programmaomgeving.

- 3Aantoonbare praktijkervaring met Microsoft SharePoint en Windows ten behoeve van documentbeheer, informatiestromen en samenwerking binnen projectteams.

- 4Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal (aantoonbaar in werkervaring met het zelfstandig opstellen van besluitvormingsnotities, verslagen en voortgangsrapportages)

De wensen

- 1Aantoonbare ervaring met projectondersteuning binnen Europees gesubsidieerde projecten, bij voorkeur het Asiel-, Migratie- en Integratiefonds (AMIF).

- 2Ervaring met werken binnen een overheids-, semioverheids- of uitvoeringsorganisatie, bij voorkeur gericht op het vreemdelingen-, migratie- of sociaal domein (zoals COA, IND, Nidos of gerelateerde instellingen; banken en commerciële instellingen vallen hier expliciet buiten).

- 3Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van inkoopprocessen, monitoring van projectbudgetten en de administratieve verificatie van facturen en prestatieverklaringen.

- 4Aantoonbare ervaring met agile/hybride projectmethodieken of het opereren in een opstartende, fluïde projectomgeving waarin structuren, formats en processen nog mede vormgegeven moeten worden.