Directiesecretaresse - 262157

Als directiesecretaresse ben jij de onmisbare schakel rondom de directie en het managementteam van Enexis. Je brengt structuur aan in agenda’s, overleggen en communicatie, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werk. Vanuit je standplaats Den Bosch reis je regelmatig tussen locaties, zodat je overal zichtbaar en inzetbaar bent waar dat nodig is.

Waar kom je terecht?

Enexis is een van de grootste regionale netbeheerders van Nederland en zorgt voor een betrouwbare levering van gas en elektriciteit aan huishoudens en bedrijven. Jij bent de rechterhand van één of twee directeuren en het managementteam.

Je voert zelfstandig regie over de professionele ondersteuning rondom de directie: je anticipeert op wat nodig is, verbindt mensen en informatie en zorgt dat afspraken, overleggen, communicatie en opvolging professioneel en tijdig verlopen. Je werkt binnen de kaders en prioriteiten van de directeur grotendeels zelfstandig, maakt zelf afwegingen in planning, voorbereiding en opvolging en schakelt de directeur in zodra belangen, prioriteiten of gevoeligheden daarom vragen.

Of het nu gaat om directievergaderingen, evenementen, klantsessies of interne bijeenkomsten: jij overziet de totale puzzel en houdt iedereen scherp op deadlines. Daarnaast draag je bij aan heldere en professionele afdelingscommunicatie, met oog voor tone of voice, vormgeving en consistentie in de boodschap.

Wat ga je doen?

- Je beheert complexe agenda’s, bewaakt prioriteiten en handelt e-mails en verzoeken van de directie af.

- Je plant, bereidt voor en faciliteert directie- en managementoverleggen, werksessies, afdelingsdagen en interne en externe bijeenkomsten, van het uitnodigen van deelnemers tot het regelen van ruimtes en faciliteiten.

- Je coördineert de voorbereiding van directieoptredens, klantbezoeken en externe afspraken en zorgt dat de directeur tijdig over de juiste informatie en stukken beschikt.

- Je stelt nieuwsberichten en andere interne afdelingscommunicatie op, redigeert en vormgeeft deze, met aandacht voor verhaallijn en tone of voice.

- Je verzamelt en structureert stukken, toetst deze op samenhang en volledigheid en signaleert tijdig wanneer informatie voor besluitvorming ontbreekt.

- Je legt besluiten, acties en deadlines vast, bewaakt deze en stuurt actief op tijdige opvolging.

- Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders, zet digitale samenwerkingsmiddelen slim in en signaleert en initieert verbeteringen in werkprocessen.

Wat breng je mee?

- ruime relevante werkervaring en in staat om direct zelfstandig aan de slag te gaan

- hbo-werk- en -denkniveau

- ervaring met digitale tools zoals Teams, SharePoint, Outlook en OneNote

- gevoel voor tone of voice en vormgeving bij het opstellen van communicatie

- bereid om regelmatig te reizen tussen locaties en zichtbaar te zijn op kantoor en bij bijeenkomsten

Kenmerken

Parttime / Fulltime: 24-32 uur (werkdagen op dinsdag, woensdag en donderdag)

Verwachte looptijd: per 1 december voor 6 maanden, met een optie tot verlenging

Locatie: ’s-Hertogenbosch en Arnhem (op donderdag) en soms Zwolle, thuiswerken mogelijk

Gesprek: datum nog niet bekend

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.