Secretaresse

Voor onze opdrachtgever zoeken wij een Secretaresse voor het secretariaat van het Servicebedrijf MIT. Je ondersteunt het management in een hecht secretariaatsteam en zorgt samen met je collega's voor de continuïteit van de dagelijkse dienstverlening binnen een veeleisende zorgomgeving. Wat ga je doen? Je ondersteunt als Secretaresse het management van het Servicebedrijf MIT, als onderdeel van een team van secretaresses. Je ondersteunt een of meer managers en valt waar nodig in voor collega's.

Taken omvatten: beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken en overleggen; verzorgen van correspondentie, inkomende post en documentbeheer; fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten; bemannen van de balie van 09:00 tot 17:00 uur volgens rooster; voorbereiden, notuleren en uitwerken van vergaderingen; bewaken van actiepunten uit overleggen; organiseren van bijeenkomsten en evenementen; registreren van ziek- en herstelmeldingen; boeken van reizen en accommodaties; aanmaken van inkooporders.

Context en doelstelling: Werken binnen het secretariaat van het Servicebedrijf MIT van onze opdrachtgever; opvangen van een acuut capaciteitstekort doordat meerdere plaatsen in het team langere tijd niet zijn ingevuld; overbruggen van de periode tot de vaste vacature structureel is ingevuld; borgen van de continuïteit van de managementondersteuning en de bemanning van de balie; onderdeel van een team van secretaresses, waarbij je waar nodig invalt voor collega's.

Functie-eisen: Je hebt een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel (diploma aan te leveren); ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur op managementniveau; je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift; goede kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint; direct beschikbaar en op werkdagen fysiek aanwezig op locatie; een proactieve en zelfstandige werkhouding, servicegericht, flexibel en collegiaal; zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wensen: Ervaring als secretaresse of managementassistent in een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, een umc; ervaring met notuleren van managementoverleggen; ervaring met het aanmaken van inkooporders in een inkoop- of ERP-systeem; ervaring in een IT-omgeving; snel ingewerkt zijn en zelfstandig productief binnen één week.